Sau cuộc gọi, một email ngắn giúp khách biết hai bên vừa trao đổi gì và việc nào diễn ra tiếp. AI (trí tuệ nhân tạo) có thể soạn bản nháp từ ghi chú, nhưng có thể tự thêm giá, ngày giao hoặc câu “chúng tôi cam kết” mà bạn chưa được quyền nói.
Dùng AI cho phần diễn đạt, còn người phụ trách giữ quyền xác nhận. Chỉ đưa vào bản ghi chú tối thiểu đã bỏ dữ liệu nhạy cảm không cần thiết.
Chia ghi chú thành ba vùng
Trước khi yêu cầu soạn thư, tạo ba danh sách ngắn:
- Đã thống nhất: chỉ những điều có người trong cuộc xác nhận rõ.
- Việc tiếp theo: ai sẽ gửi gì hoặc hẹn kiểm lại khi nào, nếu đã được chốt.
- Chờ xác nhận: giá, điều khoản, khả năng đáp ứng, lịch triển khai, ngoại lệ hoặc mọi câu bạn chưa có thẩm quyền trả lời.
Danh sách thứ ba giúp AI biến phần thiếu thành câu hỏi lịch sự, thay vì lời hứa.
Prompt khóa phần AI không được tự thêm
Prompt là yêu cầu bạn dán vào công cụ AI. Trong email khách hàng, hãy ghi rõ AI chỉ được dùng nội dung nào và phải xử lý chỗ thiếu ra sao.
Soạn email theo dõi sau cuộc gọi, giọng lịch sự, ngắn gọn. Chỉ dùng dữ kiện trong mục “Đã thống nhất” và “Việc tiếp theo”. Không tự thêm giá, chiết khấu, thời hạn giao, điều khoản, tính năng, lời xin lỗi, hay lời hứa. Với mục “Chờ xác nhận”, viết một câu nói rõ chúng tôi sẽ kiểm tra và phản hồi; không nêu thời điểm nếu chưa có. Đánh dấu [CẦN DUYỆT] trước mọi câu có thể tạo cam kết thương mại. Đã thống nhất: [dán dữ kiện] Việc tiếp theo: [dán dữ kiện] Chờ xác nhận: [dán dữ kiện] Người nhận và cách xưng hô: [dán thông tin]
Ví dụ giả lập: đổi lời hứa thành bước xác nhận
Ví dụ giả lập: khách hỏi có thể giao 30 bộ tuần sau không, còn bạn mới nói “tôi sẽ kiểm tra kho”. Hãy viết: “Chúng tôi sẽ kiểm tra khả năng đáp ứng số lượng 30 bộ và phản hồi lại”, không phải “Chúng tôi sẽ giao 30 bộ vào tuần sau”.
“Sẽ gửi báo giá” chỉ được giữ khi đã biết ai gửi và được phép gửi. Nếu giá chưa duyệt, ghi “Chúng tôi đang tổng hợp thông tin để phản hồi”.
Kiểm trước khi dùng
- Đối chiếu tên khách, tên công ty, sản phẩm, số lượng, số tiền và ngày với ghi chú đã kiểm.
- Gạch chân mọi động từ như “cam kết”, “bảo đảm”, “giao”, “hoàn tiền”, “giữ giá” để xem bạn có quyền nói không.
- Kiểm người nhận, người được cc và tệp đính kèm; AI không biết danh sách liên hệ nào là đúng.
- Nếu có tranh chấp, khiếu nại, điều khoản hợp đồng hay dữ liệu cá nhân, chuyển cho người có thẩm quyền.
- Chỉ gửi sau khi người chịu trách nhiệm thương mại duyệt phần cần duyệt.
Khi AI viết quá tự tin
Nếu bản nháp đổi “đang xem xét” thành “đã xác nhận”, yêu cầu viết lại chỉ từ dữ kiện đã xác nhận và liệt kê câu đã bỏ. Sau đó kiểm lại bằng mắt.
Lưu mẫu prompt cùng checklist duyệt email cho nhóm. Nó giúp mọi người nhận ra khi nào phải dừng để hỏi người có quyền quyết định.
