Sau khi gửi báo giá, ba email nhắc đúng lúc có thể lịch sự và hữu ích hơn một tin nhắn dài. AI có thể soạn các bản nháp theo giọng khác nhau, nhưng không được thay giá, thời hạn hay điều kiện bán chỉ để email nghe hấp dẫn hơn. AI là trợ lý tạo bản nháp; prompt là đoạn yêu cầu bạn dán vào để khóa những phần cam kết không được đổi.
Tách phần được đổi và phần phải giữ nguyên
Bạn có thể đổi lời chào, độ ngắn, cách gợi khách phản hồi hoặc lời đề nghị hỗ trợ làm rõ. Những phần phải khóa gồm mã báo giá, sản phẩm/phạm vi, giá, thuế, ưu đãi, thời hạn, thanh toán, giao hàng và điều kiện kèm theo. Chuẩn bị thêm quy tắc: bao lâu được nhắc, khi nào phải dừng, và ai là người gửi.
Ví dụ GIẢ LẬP: ba lần nhắc, một bộ điều kiện
Giả sử báo giá BG-102 có hiệu lực đến một ngày cụ thể. Email thứ nhất xác nhận khách đã nhận, email thứ hai gợi mở câu hỏi, email thứ ba thông báo sắp tới mốc hiệu lực: chỉ khi nội dung đó có trong báo giá. Không được tự thêm câu “giá cuối cùng” hoặc “ưu đãi đặc biệt”.
Soạn 3 email theo đuổi báo giá: email 1 ngắn và thân thiện, email 2 hỗ trợ làm rõ, email 3 nhắc mốc đã có trong thông tin khóa. Chỉ thay đổi giọng điệu và cấu trúc câu. Giữ nguyên từng thông tin khóa; không thêm, bớt, diễn giải rộng hơn hay hứa thay doanh nghiệp. Nếu cần một thông tin chưa có, đặt [CẦN NHÂN VIÊN XÁC NHẬN] thay vì tự điền. Không gửi email và không tự quyết định tần suất liên hệ. Thông tin khóa: [mã báo giá, phạm vi, giá, thời hạn, điều kiện đã duyệt] Giọng mong muốn: [dán]
Kiểm từng email trước khi gửi
So với bản báo giá gốc theo từng dòng, không chỉ đọc cảm giác chung. Một từ như “từ”, “bao gồm”, “có thể” cũng có thể đổi nghĩa điều kiện bán. Kiểm tên người nhận, cách xưng hô, tệp đính kèm và liên kết. Người phụ trách cần quyết định có nên gửi vào thời điểm đó hay nên dừng vì khách đã từ chối hoặc yêu cầu không nhận thêm liên hệ.
Lưu bản đã gửi ở nơi làm việc phù hợp để đồng nghiệp không gửi trùng. AI không nhìn thấy toàn bộ bối cảnh trừ khi bạn đưa vào, và bạn không nên đưa vào nhiều hơn mức cần thiết.
Kiểm trước khi dùng
- Giá, thuế, phạm vi và thời hạn có khớp báo giá đã duyệt không?
- AI có thêm ưu đãi, áp lực mua hoặc cam kết mới không?
- Mốc nhắc có đúng quy tắc liên hệ của doanh nghiệp và mong muốn của khách không?
- Tên, tệp, đường dẫn và câu chào đã được nhân viên rà lại chưa?
- Ai là người chịu trách nhiệm bấm gửi và xử lý phản hồi?
Khi điều kiện bán thay đổi
Đừng sửa nhanh email cũ rồi gửi tiếp. Hãy lấy báo giá hoặc xác nhận chính thức mới, thay toàn bộ khối thông tin khóa và để người có thẩm quyền duyệt. Nếu chưa có văn bản mới, email chỉ nên nói bạn đang kiểm tra thông tin, không hứa điều kiện mà doanh nghiệp chưa chốt.
