Chi phí AI cho nhóm tính theo một công thức đơn giản: số người cần suất × giá một suất mỗi tháng × 12. Đọc ngày 01/10/2026, một suất tiêu chuẩn ChatGPT Business hay Claude Team là 20 USD mỗi tháng nếu trả năm, 25 USD nếu trả tháng. Nhóm 10 người trả năm hết khoảng 2.400 USD, trả tháng khoảng 3.000 USD. Con số thật của bạn thường thấp hơn, vì không phải ai cũng cần một suất riêng, và có thể công ty đã trả tiền AI trong gói văn phòng mà chưa biết.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ, trưởng nhóm, kế toán cần lập ngân sách mua AI cho nhiều người. Muốn chọn công cụ nào trước thì đọc Chọn công cụ AI cho doanh nghiệp nhỏ: 6 câu hỏi trước khi trả tiền; bài này chỉ làm phần tính tiền.
Giá một suất của bốn lựa chọn phổ biến
Giá niêm yết đọc ngày 01/10/2026, tính bằng USD cho mỗi người mỗi tháng. Giá có thể đổi và thường có ưu đãi theo thời điểm, nên hãy mở lại trang giá trước khi chốt.
| Lựa chọn | Trả năm | Trả tháng | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| ChatGPT Business, suất tiêu chuẩn | 20 | 25 | Từ 2 người. Trang tiếng Việt hiện 519.000 ₫/tháng. Suất dùng cao cấp 100 (năm) hoặc 125 (tháng) |
| Claude Team, suất tiêu chuẩn | 20 | 25 | 2 đến 150 người. Suất cao cấp 100 (năm) hoặc 125 (tháng) |
| Google Workspace Business Standard | 14 | Cao hơn khoảng 16% | Tối đa 300 người. Gemini đã nằm trong gói. Starter 7 USD chỉ có Gemini giới hạn; Plus 22 USD |
| Microsoft 365 Copilot Business | Từ 18 (niêm yết 21) | Xem trang giá | Mua thêm trên gói Microsoft 365. Gói gộp: Business Standard with Copilot 23,50; Business Premium with Copilot 32 (trả năm) |
Hai điều dễ nhầm khi đọc bảng:
- Google Workspace và Microsoft 365 không chỉ là tiền AI. Giá đã gồm email, lưu trữ, họp trực tuyến. Nếu công ty đang trả Workspace Business Standard, phần Gemini coi như đã có, chi phí AI tăng thêm có thể bằng 0. Microsoft cho biết Copilot Chat không tính thêm tiền với tài khoản Microsoft 365 đủ điều kiện; muốn Copilot làm việc trong Word, Excel, Outlook với dữ liệu công ty thì mới cần mua thêm suất Copilot.
- Giá ưu đãi chỉ trong một thời gian. Trang Google Workspace ghi ưu đãi cho khách mới chỉ áp dụng cho 20 người dùng đầu tiên trong 12 tháng, sau đó về giá tiêu chuẩn. Microsoft ghi giá Copilot Business "từ 18 USD", giá niêm yết 21 USD. Hãy tính ngân sách năm thứ hai theo giá niêm yết.
Tính cho nhóm 5, 10, 20 người
Ví dụ giả lập, dùng suất tiêu chuẩn 20 USD (trả năm) và 25 USD (trả tháng), mọi người đều có một suất:
| Số người | Trả năm (cả năm) | Trả tháng (12 tháng) | Chênh lệch |
|---|---|---|---|
| 5 | 1.200 USD | 1.500 USD | 300 USD |
| 10 | 2.400 USD | 3.000 USD | 600 USD |
| 20 | 4.800 USD | 6.000 USD | 1.200 USD |
Trả năm rẻ hơn khoảng 20% nhưng khóa tiền trong 12 tháng. Nên trả tháng trong 2 đến 3 tháng đầu để biết ai dùng thật, rồi mới chuyển sang trả năm cho những người đó.
Không phải ai cũng cần một suất riêng
Phần lớn khoản tiết kiệm nằm ở câu hỏi này, không nằm ở chênh lệch giá giữa các hãng. Chia người trong nhóm thành ba nhóm:
- Dùng hằng ngày cho việc chính (soạn văn bản, phân tích số liệu, trả lời khách): cần suất trả phí riêng.
- Dùng vài lần mỗi tuần: thử bản miễn phí hoặc AI có sẵn trong Workspace hay Microsoft 365 trước. Bài AI miễn phí hay trả phí ở Việt Nam? có cách ghi lại một tuần dùng thật để quyết định.
- Dùng rất ít hoặc chưa dùng: chưa mua. Không dùng chung một tài khoản cho nhiều người, vì vi phạm điều khoản và lẫn lịch sử trò chuyện, dữ liệu của nhau.
Ví dụ giả lập, nhóm 10 người: 4 người dùng hằng ngày cần suất ChatGPT Business hoặc Claude Team, 6 người còn lại dùng Gemini có sẵn trong Workspace Business Standard công ty đang trả. Chi phí AI tăng thêm khoảng 4 × 20 × 12 = 960 USD mỗi năm, thay vì 2.400 USD.
Bảng tính tự điền cho nhóm của bạn
Lập một bảng trong Excel hoặc Google Sheets với các cột sau, mỗi người một dòng:
| Cột | Ví dụ | Cách điền |
|---|---|---|
| A. Tên | Lan | |
| B. Việc dùng AI | Soạn báo giá, trả lời email | Ghi việc cụ thể, không ghi chung chung |
| C. Mức dùng | Hằng ngày | Hằng ngày / Vài lần mỗi tuần / Ít |
| D. Gói | ChatGPT Business | Gói dự kiến, hoặc "AI có sẵn" |
| E. Giá tháng (USD) | 20 | Theo kiểu trả bạn chọn |
| F. Chi phí năm | =E2*12 |
Dòng cuối cộng cột F: =SUM(F2:F21). Thêm một ô quy đổi sang đồng: =SUM(F2:F21)*tỷ_giá. Tỷ giá lấy theo tỷ giá thẻ của ngân hàng bạn thanh toán, không lấy tỷ giá niêm yết, vì ngân hàng thường cộng phí giao dịch ngoại tệ.
Muốn nhờ AI dựng bảng, dùng câu lệnh sau với danh sách đã bỏ họ tên thật:
Tôi cần dự trù chi phí AI cho nhóm. Hãy tạo bảng tính có các cột: Người (mã số), Việc dùng AI, Mức dùng (Hằng ngày / Vài lần mỗi tuần / Ít), Gói, Giá tháng USD, Chi phí năm. Dữ liệu: [dán danh sách mã số người + việc + mức dùng] Giá tôi đã đọc trên trang chính thức ngày [ngày]: [dán giá từng gói, trả tháng và trả năm] Yêu cầu: 1. Chỉ dùng đúng giá tôi đưa, không tự thêm giá. 2. Người "Ít" để gói "Chưa mua"; người "Vài lần mỗi tuần" để "AI có sẵn" nếu tôi ghi công ty đã có Google Workspace hoặc Microsoft 365. 3. Tính tổng năm theo hai phương án: trả tháng và trả năm. 4. Ghi công thức cho từng ô tổng để tôi kiểm lại.
Kiểm bảng AI trả về bằng một dòng tự tính tay: lấy một người, nhân giá tháng với 12, so với ô chi phí năm.
Năm khoản dễ bỏ sót trước khi duyệt
- Thuế, phí và tỷ giá. Giá niêm yết bằng USD và có thể chưa gồm thuế; xem tổng tiền ở bước thanh toán cuối cùng.
- Giá năm thứ hai. Khi ưu đãi hết, giá về mức niêm yết.
- Người vào, người ra giữa năm. Gói trả năm có thể không hoàn tiền khi bớt người; hỏi rõ trước khi mua. Khi có người nghỉ, xem cách bàn giao tài khoản AI.
- Suất cao cấp. Chỉ mua cho người hay chạm giới hạn lượt dùng, không mua cho cả nhóm.
- Chi phí ngoài thuê bao. Thời gian đào tạo, người quản trị tài khoản, công cụ kết nối. Nếu định tự động hóa bằng API thì cách tính khác hẳn, xem Trả gói AI theo tháng hay trả theo token API.
Hỏi đáp
Trả tháng hay trả năm thì lợi hơn?
Trả năm rẻ hơn khoảng 20% với ChatGPT Business và Claude Team (20 so với 25 USD mỗi người mỗi tháng, đọc ngày 01/10/2026). Nhưng chỉ lợi khi người đó dùng đủ 12 tháng. Với nhóm mới bắt đầu, trả tháng vài tháng đầu an toàn hơn.
Công ty đã có Google Workspace hoặc Microsoft 365 thì có cần mua thêm không?
Chưa chắc. Workspace Business Standard trở lên đã có Gemini trong Gmail, Tài liệu, Meet. Với Microsoft 365, Copilot Chat có sẵn cho tài khoản đủ điều kiện, còn Copilot làm việc trong ứng dụng với dữ liệu công ty là gói mua thêm. Hãy cho nhóm dùng phần có sẵn hai tuần, ghi lại việc nào không làm được, rồi mới mua thêm.
Có nên mua một tài khoản cá nhân rồi cho cả nhóm dùng chung?
Không. Tài khoản cá nhân dành cho một người; dùng chung làm lẫn dữ liệu, không quản trị được quyền và khó thu hồi khi có người nghỉ. Gói nhóm có trang quản trị để thêm, bớt người.
Giới hạn của bài này
- Giá đọc ngày 01/10/2026 trên trang chính thức, có thể đổi bất kỳ lúc nào.
- Phép tính là ví dụ giả lập; chưa gồm thuế, phí ngân hàng và chênh lệch tỷ giá.
- Bài không so sánh chất lượng hay tính năng giữa các gói; điều kiện dữ liệu và quyền quản trị cần đọc riêng từng gói.
Nguồn & lưu ý
- OpenAI: Mức giá dành cho doanh nghiệp (ChatGPT Business)
- Anthropic: Claude pricing (Team, Enterprise)
- Google Workspace: So sánh các gói giá
- Microsoft: Copilot for business pricing
- Đối chiếu ngày 01/10/2026. Giá, ưu đãi và số người tối thiểu có thể thay đổi theo từng nhà cung cấp và khu vực.
