Giá vật liệu đổi sau khi đã báo khách: giữ phiên bản bảng giá, nhờ AI tìm dòng thay đổi, người phụ trách quyết định báo lại

Khách vừa nhận báo giá hôm qua, hôm nay nhà cung cấp gửi bảng giá mới. Sửa số trong file cũ thì mất dấu bản khách đang cầm; im lặng thì đến lúc giao hàng mới lộ chênh lệch. Bài này dựng một quy trình nhỏ: giữ từng phiên bản, nhờ AI tìm dòng thay đổi, rồi người phụ trách quyết định.

Làm sau bài tính khối lượng và dự toán vật liệu: khối lượng đúng rồi mới nói đến giá.

Vì sao cần làm việc này

Theo khảo sát của Cục Thống kê công bố tháng 7/2026, trong quý II/2026 có 70,3% doanh nghiệp xây dựng cho rằng giá nguyên vật liệu tăng cao là yếu tố ảnh hưởng lớn nhất, và 55,8% dự báo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp quý III tiếp tục tăng. Con số ngành cho biết giá đổi thường xuyên; nó không cho biết giá của nhà cung cấp bạn. Chỉ bảng giá có ngày hiệu lực mới trả lời được.

Bước 1: giữ ba thứ riêng, không ghi đè

Đặt tên file theo ngày và phiên bản (ví dụ "bang-gia-NCC-2026-10-03"). Thêm hai cột: "đã xác nhận bởi" và "ảnh hưởng báo giá nào".

Bước 2: nhờ AI so từng dòng

Dữ liệu dán vào công cụ AI chỉ gồm mã hàng, quy cách, giá, ngày; bỏ tên, địa chỉ, số điện thoại khách.

Dữ liệu dưới đây là GIẢ LẬP của một cửa hàng vật liệu. Chỉ đối chiếu thông tin được cung cấp.
Báo giá Q12 gửi khách ngày 02/10, hiệu lực đến 07/10. Gồm: G01 gạch men 60 x 60 cm, 40 thùng; K05 keo dán gạch, 10 bao; vận chuyển 500.000 đồng trọn gói.
Bảng giá cũ của nhà cung cấp, ngày 01/10: G01 gạch men 60 x 60 cm, 180.000 đồng/thùng. K05 keo dán gạch bao 25 kg, 210.000 đồng/bao.
Bảng giá mới của nhà cung cấp, ngày 03/10: G01 gạch men 60 x 60 cm, 195.000 đồng/thùng. K05 keo dán gạch, 8.600 đồng/kg. Vận chuyển: theo khu vực, báo sau.
Hãy lập bảng: mã hàng, giá cũ, giá mới, đơn vị tính có khớp không, mức thay đổi trên đơn vị, mức thay đổi theo số lượng trong Q12 (chỉ tính khi đơn vị khớp), nguồn và ngày hiệu lực, điều phải hỏi người phụ trách.
Quy tắc: dòng nào khác đơn vị tính thì ghi "không so trực tiếp" và nêu cần xác nhận gì, không tự quy đổi. Không tự quyết định Q12 có được tăng giá hay không; đó là việc của người phụ trách theo điều khoản báo giá. Cuối cùng soạn tin nhắn ngắn cho khách, để trống giá cuối cùng nếu chưa được duyệt.

Giá và mã hàng trong ví dụ là giả lập, không phải giá thị trường.

Bước 3: so với kết quả chạy thật

Tổ Thạo Việc chạy câu lệnh trên ChatGPT web (trò chuyện tạm thời, mức Medium) ngày 01/10/2026 và tính lại bằng tay:

Điểm cần sửa: tin nhắn cho khách viết "bên em đang kiểm tra lại cập nhật từ nhà cung cấp". Khi người phụ trách chưa quyết định có báo lại, câu này có thể làm khách lo không cần thiết. Giữ tin nháp, chỉ gửi sau khi có quyết định.

Nếu AI tự nhân 8.600 với 25 rồi kết luận K05 tăng 5.000 đồng/bao, đó là quy đổi chưa được xác nhận: quy cách bao mới có thể khác. Sửa câu lệnh: "dòng khác đơn vị không được quy đổi".

Bước 4: người phụ trách quyết định

1. Đọc điều khoản của báo giá đã gửi: thời hạn giữ giá, điều kiện điều chỉnh.
2. Xác nhận với nhà cung cấp phần còn trống (quy cách K05, phí vận chuyển).
3. Quyết định: giữ giá trong hạn hiệu lực, hay báo lại khách. Ghi tên người quyết định vào cột "đã xác nhận bởi".
4. Nếu báo lại: nêu báo giá cũ, dòng đổi, ngày hiệu lực mới, và việc khách cần xác nhận. Lưu bản khách đã nhận.

Tự kiểm

• Mỗi dòng so cùng mã, quy cách, đơn vị tính?
• Dòng khác đơn vị đã ghi "không so trực tiếp", không có số tự quy đổi?
• Chênh lệch tính theo số lượng trong báo giá đã gửi, không theo số đoán?
• Có tên người quyết định trước khi gửi khách?

Đi tiếp

Khi khách cầm hai báo giá của hai bên: so hai báo giá thi công cùng phạm vi.

Nguồn & lưu ý

• Cục Thống kê: Báo cáo xu hướng sản xuất kinh doanh ngành công nghiệp chế biến, chế tạo và xây dựng quý II, dự báo quý III năm 2026, đọc 01/10/2026.
• Báo giá, mã hàng và giá là giả lập; câu lệnh đã chạy một lần trên ChatGPT ngày 01/10/2026. Không phải tư vấn pháp lý về hợp đồng. Không có quan hệ thương mại với nguồn trên.