Khách hỏi "em còn mấy buổi", thu ngân lật sổ, đếm dấu tích, rồi hai người nhớ hai con số khác nhau. Gói trả trước là tiền khách đã đưa cho buổi chưa làm. Nhầm một buổi thì hoặc spa làm không công, hoặc khách mất niềm tin. Cách chắc nhất là ghi mỗi sự kiện thành một dòng, rồi để bảng tính cộng, thay vì sửa một con số "còn lại" bằng tay.

Đây là bài 1 trong chuỗi hai bài về gói spa. Bài này dựng cấu trúc sổ và chuyển ghi chép cũ; bài 2 đối soát số buổi còn lại và tìm dòng bất thường. Khác với bài tóm tắt tuần từ ba file, ở đây tiền thu không đồng nghĩa với buổi đã phục vụ.

Việc cần làm và đầu ra

  1. Cấu trúc sổ gói: mỗi dòng là một sự kiện (bán, tặng, dùng, trả buổi, hoàn tiền, gia hạn), có số buổi cộng hoặc trừ.
  2. Ghi chép cũ chuyển thành dòng, chỗ không đủ thông tin đánh [THIẾU].
  3. Danh sách điểm cần xác nhận trước khi tin số buổi còn lại.

Bước 1: gom ghi chép và đổi tên khách thành mã

Gom sổ tay, phiếu thu, tin nhắn hẹn. Trước khi đưa vào AI, thay tên và số điện thoại khách bằng mã (KH01, KH02), giữ bảng đối chiếu mã với tên ở máy của spa. Ghi chép giả lập dùng khi thử:

KH01 mua gói 10 buổi massage cổ vai gáy 2.500k ngày 03/06, hạn 6 tháng.
KH01 dùng 05/06, 12/06, 12/06, 20/06.
KH02 mua gói 5 buổi chăm sóc da 1.750k ngày 10/06. Tặng thêm 1 buổi.
KH02 dùng 15/06, 01/07. 08/07 spa hủy lịch, "trả lại buổi".
KH03 mua gói 10 buổi gội dưỡng sinh 1.200k ngày 01/05, dùng chung với mẹ (KH03-M).
KH03 dùng 3 lần, KH03-M dùng 2 lần.
KH04 mua gói 6 buổi 1.800k, đã dùng 2, xin hoàn phần còn lại 26/07, quản lý đồng ý hoàn 50% giá trị buổi chưa dùng.
KH01 gia hạn thêm 2 tháng ngày 20/11, miễn phí.

Bước 2: nhờ AI dựng sổ

Ghi chép tay về gói thành sổ sự kiện có mã gói, loại dòng, số buổi cộng trừ và điểm cần xác nhận
Sơ đồ minh họa của AI Thạo Việc.
Yêu cầu có thể sao chép
Bạn giúp một spa nhỏ chuẩn hóa sổ theo dõi gói dịch vụ trả trước. Mã khách là mã giả.
GHI CHÉP TAY CỦA THU NGÂN (nguyên văn): [dán].
YÊU CẦU:
1. Đề xuất CẤU TRÚC SỔ chuẩn, mỗi dòng là một sự kiện: mã giao dịch | ngày | mã khách | mã gói | loại dòng (bán, tặng, dùng, trả buổi, hoàn tiền, gia hạn) | số buổi (+/-) | số tiền | người dùng buổi | chứng từ | ghi chú. Giải thích từng cột.
2. Chuyển ghi chép trên thành các dòng theo cấu trúc đó. Chỗ nào ghi chép không đủ để điền, để trống và đánh dấu [THIẾU].
3. Danh sách điểm cần thu ngân hoặc quản lý xác nhận trước khi tin con số (dòng có thể trùng, quy tắc dùng chung, cách tính tiền hoàn, hạn dùng...).
Không tự sửa số liệu hay tự quyết dòng nào là trùng; chỉ đánh dấu để người kiểm.

Kết quả khi chạy thử

Tổ Thạo Việc chạy ngày 02/10/2026 trên ChatGPT web, trò chuyện tạm thời, mức Medium.

  • Cấu trúc 10 cột có quy tắc rõ: bán, tặng, trả buổi ghi số dương; dùng ghi số âm; mỗi lần mua một mã gói riêng (không dùng tên dịch vụ làm mã, vì một khách có thể mua nhiều lần); cột "người dùng buổi" cho gói chung.
  • 21 dòng sự kiện. Hai lần dùng ngày 12/06 của KH01 được giữ cả hai, ghi "cần kiểm tra, chưa kết luận trùng".
  • Không tự thêm dòng trừ buổi ngày 08/07 cho KH02. AI hỏi lại: trước khi "trả lại buổi", sổ đã trừ buổi đó chưa? Nếu chưa từng trừ mà cộng 1 thì số dư sai.
  • Đánh [THIẾU] đúng chỗ: năm của mọi ngày, chứng từ, ngày từng lần dùng của gói chung KH03, ngày mua và hạn của KH04. Dòng hoàn tiền KH04 để trống số buổi và số tiền.
  • Điểm cần xác nhận có giá trị: "50% giá trị buổi chưa dùng" tính theo đơn giá bình quân gói, theo giá lẻ hay quy tắc khác, AI dặn không tự lấy 1.800k chia 6; sau khi hoàn, 4 buổi còn lại có bị đóng không; buổi tặng có cùng hạn với gói không, trừ buổi mua hay buổi tặng trước; "6 tháng" tính ra ngày nào rồi mới cộng gia hạn.

Lần chạy này không có lỗi số liệu. Mã giao dịch, mã gói là mã tạm AI tự đặt và nó nói rõ điều đó.

Bước 3: chốt quy tắc sổ

  1. Quyết cách ghi trả buổi: chỉ cộng khi có dòng trừ trước đó.
  2. Quyết cách ghi hoàn tiền: một dòng hoàn tiền trừ hết số buổi còn lại và ghi số tiền âm, có người duyệt.
  3. Ghi hạn dùng bằng ngày cụ thể cho từng gói và buổi tặng.
  4. Viết quy tắc gói chung: ai được dùng, có cần đăng ký trước.
  5. Bổ sung chứng từ cho từng dòng: số phiếu thu, mã lịch hẹn, phiếu hoàn có chữ ký.
  6. Không ai sửa ô "còn lại" bằng tay. Muốn điều chỉnh thì thêm một dòng điều chỉnh có lý do.

Tự kiểm

  • Mỗi sự kiện là một dòng riêng, kể cả hai lần dùng cùng ngày?
  • Có cột người dùng buổi cho gói chung?
  • Dòng [THIẾU] đã có người được giao bổ sung?
  • Quy tắc trả buổi, hoàn tiền, hạn dùng đã được chủ spa chốt bằng văn bản?
  • Tên khách không nằm trong bản đưa cho AI?

Áp dụng và bàn giao

Dựng sổ trên Google Sheets theo đúng 10 cột, khóa cột công thức. Thu ngân ghi dòng ngay khi có sự kiện; cuối tuần quản lý xem dòng mới và chứng từ. Nếu sau này dùng phần mềm có tính năng bán và trừ gói, sổ chuẩn này là dữ liệu để chuyển sang và để đối chiếu tháng đầu.

Đi tiếp

Khi sổ đã có dữ liệu, sang bài 2: đối soát số buổi còn lại, tìm dòng trùng, hoàn và hết hạn.

Nguồn & lưu ý

  • Square Support Center: Sell and redeem packages: phần mềm bán hàng có tính năng bán gói trả trước và trừ vào lịch khi khách dùng; bài này dựng sổ tay tương đương cho spa chưa dùng phần mềm. Đối chiếu 02/10/2026.
  • Ghi chép là giả lập, mã khách giả; câu lệnh đã chạy một lần trên ChatGPT. Không có quan hệ thương mại với các nguồn trên.