Một chồng hóa đơn hay biểu mẫu giấy có thể mất hàng giờ để gõ lại. AI có thể đọc ảnh và tạo bản chép thô thành bảng để bạn đỡ nhập từ đầu. Nhưng ký tự giống nhau, ảnh mờ và dấu phân cách tiền tệ khiến số sai rất dễ lọt qua. AI là trợ lý tạo bản nháp từ ảnh; prompt là đoạn yêu cầu bạn dán vào công cụ để quy định cột cần lấy và chỗ phải báo không chắc.
Chỉ gửi ảnh khi bạn có quyền xử lý
Hóa đơn và biểu mẫu có thể chứa tên, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế hoặc thông tin cá nhân. Trước khi tải lên, kiểm tra quy định của tổ chức, tài khoản được phép dùng và thời hạn lưu trữ. Nếu không được phép đưa ảnh thật ra ngoài hệ thống, bạn vẫn có thể thử quy trình bằng ảnh giả lập hoặc dùng công cụ nội bộ đã được phê duyệt.
Chuẩn bị sẵn mẫu cột đích, chẳng hạn: số chứng từ, ngày, bên bán, số tiền trước thuế, thuế và tổng tiền. Đừng để AI tự bịa thêm cột hay tự suy ra số thiếu.
Ví dụ GIẢ LẬP và prompt chép thô
Giả sử một ảnh hóa đơn có dòng tổng tiền bị bóng che. AI có thể đọc được vài chữ số, nhưng phải để trống hoặc đánh dấu “không rõ” thay vì đoán số còn lại.
Hãy chép nội dung nhìn thấy từ ảnh thành bảng với các cột: [dán tên cột]. Đây là bản nhập liệu nháp, không phải xác thực chứng từ. Nếu một ký tự, con số, ngày hoặc tên không đọc rõ, ghi “KHÔNG RÕ” ở đúng ô và thêm lý do ngắn; không đoán hoặc tự tính bù. Giữ nguyên cách viết có trên ảnh. Thêm cột “cần kiểm trên ảnh gốc” cho các trường: số chứng từ, ngày, đơn vị tiền, thuế, tổng tiền và thông tin thanh toán. Không tự ghi dữ liệu vào hệ thống nào. Ảnh được phép xử lý: [đính kèm]
Những số con người phải đối chiếu
Ưu tiên kiểm số chứng từ, ngày hóa đơn, mã số thuế khi liên quan, tiền trước thuế, thuế suất, tiền thuế và tổng thanh toán. Một lỗi dấu chấm/phẩy có thể làm lệch giá trị rất lớn. Cũng cần kiểm ảnh nào bị trùng, bị cắt mất góc hoặc gồm nhiều chứng từ trên một trang.
Người có thẩm quyền mới được quyết định một ô “không rõ” có thể hỏi lại nhà cung cấp, dựa vào bản gốc khác hay phải để trống. AI không được dùng phép cộng để thay thế số in trên chứng từ.
Kiểm trước khi dùng
- Ảnh và tài khoản xử lý có được tổ chức cho phép không?
- Cột đích đã khớp mẫu nhập liệu thực tế chưa?
- Tất cả số chứng từ, ngày, thuế và tổng tiền đã được so với ảnh gốc chưa?
- Ô AI không đọc rõ có được giữ nguyên trạng thái cần kiểm không?
- Có người chịu trách nhiệm ký xác nhận trước khi ghi vào hệ thống không?
Khi ảnh mờ hoặc kết quả sai hàng loạt
Chụp lại ảnh thẳng, đủ sáng, không mất mép rồi thử lại trên vài trang trước. Nếu kết quả đảo cột, cung cấp đúng mẫu bảng và một ảnh giả lập đã chép tay làm ví dụ định dạng. Khi sai số ảnh hưởng sổ sách hay nghĩa vụ thanh toán, dừng nhập hàng loạt và theo quy trình kiểm chứng từ của đơn vị.
