Khách hỏi "mẫu này có chịu ẩm không", "lau bằng gì", "bảo hành mấy năm". Mỗi nhân viên trả lời một kiểu, có khi nhớ theo catalogue đời cũ. Bài này dựng một bộ hỏi đáp chỉ từ catalogue được phép dùng, mỗi câu có nguồn để ai cũng kiểm được, và dạy AI nói "cần xác nhận" thay vì đoán.
Nguyên tắc: câu trả lời không có trong catalogue thì không trả lời thay. Báo giá, tồn kho, thời gian giao và tư vấn kỹ thuật cho từng công trình do nhân viên phụ trách xác nhận.
Bước 1: Chọn tài liệu nguồn đúng phiên bản
- Một dòng sản phẩm, không làm cả cửa hàng một lúc.
- Catalogue, bảng thông số, hướng dẫn thi công, điều kiện bảo hành bản mới nhất; ghi ngày phát hành hoặc phiên bản trên tên tệp.
- Kiểm quyền dùng: tài liệu nào nhà cung cấp cho phép chia sẻ, tài liệu nào chỉ dùng nội bộ.
- Bỏ bảng giá, chiết khấu, tồn kho ra khỏi bộ nguồn.
Bước 2: Đưa tài liệu vào công cụ trả lời theo nguồn
Theo trợ giúp chính thức của Google, Gemini Notebook (trước đây gọi là NotebookLM) nhận nguồn dạng PDF, Google Tài liệu, Trang tính và nhiều định dạng khác, giới hạn 500.000 từ hoặc 200 MB mỗi nguồn. Khi trò chuyện, công cụ dùng trích dẫn trực tiếp từ nguồn; rê chuột vào trích dẫn để xem đoạn gốc, bấm để tới đúng vị trí. Google cũng ghi công cụ có thể mắc lỗi và cần kiểm lại.
Nếu dùng công cụ khác, vẫn giữ yêu cầu: câu trả lời phải chỉ ra tài liệu và trang.
Bước 3: Gom câu hỏi thật
Lấy câu khách hỏi trong 1 đến 2 tuần từ tin nhắn, sổ ghi của nhân viên; xóa tên và số điện thoại. Gộp các câu cùng ý, giữ cách khách hỏi. Mười đến hai mươi câu là đủ cho lần đầu.
Bước 4: Nhờ AI soạn nháp từng câu
Câu lệnh mẫu (chưa chạy trên công cụ):
Chỉ dùng các tài liệu nguồn đã tải lên. Với mỗi câu hỏi dưới đây, trả lời tối đa 3 câu, giọng lịch sự, xưng "cửa hàng". Mỗi câu trả lời ghi: tên tài liệu, số trang hoặc mục. Nếu tài liệu không có thông tin, hoặc các tài liệu nói khác nhau, ghi: "CẦN XÁC NHẬN: [thiếu gì / tài liệu nào khác nhau]" và không trả lời thay. Không nhắc giá, tồn kho, thời gian giao, khuyến mãi. Không tự suy công dụng hay độ bền. [Dán danh sách câu hỏi]
Bước 5: Đối chiếu và ghi trạng thái
Làm bảng (ví dụ giả lập, "Sàn gỗ mẫu A" và "Catalogue mẫu A 2026" là tên giả lập):
| Câu hỏi | Câu trả lời nháp | Nguồn | Trạng thái | Người duyệt, ngày |
|---|---|---|---|---|
| Lau sàn bằng gì? | Theo hướng dẫn bảo quản trong catalogue... | Catalogue mẫu A 2026, tr. 6 | Đã duyệt | (tên), (ngày) |
| Lát nhà tắm được không? | CẦN XÁC NHẬN: catalogue không ghi khu vực ẩm ướt | Chờ nhà cung cấp | ||
| Bảo hành mấy năm? | Theo điều kiện bảo hành... | Phiếu bảo hành, mục 2 | Đã duyệt | (tên), (ngày) |
Khi đối chiếu, mở đúng trang được dẫn và kiểm:
- Câu trả lời có nói đúng như tài liệu, không phóng đại không?
- Số liệu, đơn vị, điều kiện ("khi lắp đặt đúng hướng dẫn", "trong điều kiện...") có giữ nguyên không?
- Câu "CẦN XÁC NHẬN" đã có người nhận việc hỏi nhà cung cấp chưa?
Bước 6: Dùng và cập nhật
- Chỉ câu ở trạng thái "Đã duyệt" mới gửi khách hoặc đưa vào mẫu trả lời nhanh.
- Khi có catalogue mới, đánh dấu cả bộ là cần rà lại; không trộn tài liệu hai phiên bản.
- Câu khách hỏi mà bộ chưa có: ghi lại, cuối tuần bổ sung theo đúng quy trình trên.
Khi đầu ra có dấu hiệu sai
- Câu trả lời không có trang nguồn: coi như chưa trả lời, soạn lại.
- Có từ "tuyệt đối", "hoàn toàn", "vĩnh viễn" mà tài liệu không dùng: sửa theo đúng tài liệu.
- Nguồn dẫn là tài liệu cũ: thay tài liệu, soạn lại câu đó.
Nguồn & lưu ý
- Gemini Notebook Help: Use chat in Gemini Notebook
- Gemini Notebook Help: Thêm hoặc khám phá nguồn mới cho sổ ghi chú
- Gemini Notebook Help: Learn about Gemini Notebook
- Nếu mới bắt đầu với ngành này, đọc trước: Cửa hàng vật liệu nội thất dùng AI vào việc gì?
- Đối chiếu ngày 30/09/2026. Tên sản phẩm, catalogue, câu hỏi và câu trả lời là ví dụ giả lập, chưa chạy trên công cụ. Tính năng và giới hạn của công cụ có thể đổi, kiểm lại trong tài khoản đang dùng.
