Một bảng chấm công, danh sách khách hay bảng hàng hóa thường chỉ cần vài tháng là bắt đầu có dòng lặp, ngày viết mỗi kiểu và những ô bỏ trống khó nhìn ra. AI có thể giúp lập danh sách chỗ đáng nghi nhanh hơn. Ở đây, AI là trợ lý đọc yêu cầu và tạo bản nháp; prompt là đoạn yêu cầu bạn dán vào trợ lý đó. Nó không được quyền tự sửa bảng gốc.
Chuẩn bị một bản an toàn
Chỉ lấy một bản sao của vùng dữ liệu cần kiểm. Xóa hoặc thay bằng ký hiệu các tên, số điện thoại, mã hợp đồng và thông tin tài chính nếu tài khoản AI của bạn không được tổ chức cho phép nhận chúng. Ghi riêng các quy tắc đang áp dụng: mỗi mã đơn chỉ xuất hiện một lần, cột ngày dùng cùng một kiểu, ô “Trạng thái” không được để trống chẳng hạn.
Nhờ AI tìm chỗ đáng nghi
Ví dụ GIẢ LẬP: một bảng đơn hàng có mã DH-018 xuất hiện hai lần; một dòng thiếu ngày; cột tiền có cả 1.500.000, 1500000 và 1,500,000. Đây là dấu hiệu cần kiểm, chưa chứng minh dòng nào sai.
Bạn là người hỗ trợ kiểm dữ liệu bảng tính. Dưới đây là bản sao dữ liệu và quy tắc của tôi. Không sửa, xóa, gộp dòng hoặc tự chọn dữ liệu nào đúng. Hãy trả về bảng gồm: số dòng, cột liên quan, dấu hiệu bất thường, quy tắc bị nghi vi phạm và việc tôi cần kiểm bằng mắt. Tìm riêng: mã có thể trùng, ô bắt buộc bị thiếu, ngày/tiền/đơn vị có định dạng không nhất quán. Nếu một dấu hiệu có nhiều cách hiểu, hãy ghi “cần hỏi lại”, không kết luận. Quy tắc: [dán quy tắc] Dữ liệu đã ẩn thông tin nhạy cảm: [dán bảng]
Đọc kết quả như danh sách kiểm, không như phán quyết
AI có thể nhầm hai người cùng tên là một bản ghi trùng, hoặc coi ô trống là lỗi dù quy trình cho phép để trống ở giai đoạn đầu. Vì vậy, hãy yêu cầu nó giữ số dòng hoặc mã bản ghi để bạn mở đúng vị trí trong bảng gốc. Tạo thêm cột “đã kiểm”, “lý do giữ/sửa” và “người xác nhận” ở bản sao nếu nhiều người cùng làm.
Bạn chỉ nên sửa sau khi đối chiếu tài liệu gốc, hỏi người tạo dữ liệu hoặc áp dụng quy tắc đã được chốt. Không dùng đề xuất của AI để xóa hàng loạt.
Kiểm trước khi dùng
- Mỗi quy tắc kiểm đã được người phụ trách xác nhận chưa?
- Có dòng nào AI đánh dấu chỉ vì khác cách viết, không phải khác dữ liệu?
- Các mã, ngày và số tiền được đối chiếu lại ở bảng gốc chưa?
- Bạn có lưu được lý do cho từng thay đổi quan trọng không?
- Bản gửi vào AI có nằm trong phạm vi dữ liệu được phép dùng không?
Khi gặp trục trặc
Nếu AI trả lời quá chung, chỉ đưa 10–20 dòng mẫu cùng tiêu đề cột và yêu cầu nó dùng đúng số dòng. Nếu nó tự đề nghị “làm sạch toàn bộ”, nhắc lại rằng bạn chỉ cần bảng lỗi. Khi quy tắc dữ liệu chưa rõ, dừng ở danh sách câu hỏi cần hỏi lại; chính quy tắc, không phải AI, mới quyết định dữ liệu nào hợp lệ.
