AI (trí tuệ nhân tạo) nhận yêu cầu và tạo bản nháp. Prompt là yêu cầu gõ vào công cụ. Khi kết nối Gmail, Drive hay OneDrive, bạn có thể cấp quyền xem hoặc tìm dữ liệu trong tài khoản.

Đừng cấp quyền chỉ vì màn hình ghi “giúp trả lời tốt hơn”. Chỉ xét một việc cụ thể; chưa trả lời được thì dừng hoặc hỏi người phụ trách.

Bảy câu hỏi trước khi bấm cho phép

  1. Việc cụ thể là gì? “Tìm các email xác nhận đơn hàng tháng này” rõ hơn “đọc hộp thư của tôi”.
  2. Nguồn nào thực sự cần? Gmail, một thư mục Drive hay chỉ một tệp? Đừng nối cả kho nếu một tệp là đủ.
  3. AI cần quyền gì? Đọc, tìm, tạo/sửa tệp hay gửi thư khác nhau. Đọc mô tả quyền trên màn hình cấp phép.
  4. Đang dùng tài khoản nào? Kiểm email đăng nhập: tài khoản cá nhân, công việc hay dùng chung có quy định khác nhau.
  5. Ai đã cho phép việc này? Quyền sẵn có không tự động cho phép dùng dữ liệu với AI. Hỏi người quản lý dữ liệu hoặc quản trị viên khi chưa rõ.
  6. Kết nối tồn tại bao lâu? Ghi lại khi nào cần gỡ quyền, nhất là với việc một lần hoặc tài khoản dùng chung.
  7. Kết quả sẽ đi đâu? Kết quả có thể chứa dữ liệu nguồn; xác định nơi lưu và người nhận.
Sơ đồ quy trình AI gồm đầu vào, bản nháp và bước kiểm của con người
Sơ đồ minh họa; không phải ảnh chụp một công cụ cụ thể.

Ví dụ GIẢ LẬP: cần tìm email, không cần mở cả kho

Ví dụ GIẢ LẬP: tổng hợp email phản hồi về một buổi đào tạo trong tuần này. Prompt giúp làm rõ phạm vi, không quyết định quyền.

Yêu cầu có thể sao chép
Tôi cần tổng hợp các email phản hồi về buổi đào tạo trong tuần này.

Trước khi làm, liệt kê dữ liệu tối thiểu, phần không cần, đầu ra và điểm cần hỏi quản lý dữ liệu. Không tự gửi email hay tạo tệp.

Xem màn hình cấp quyền thật. Nếu phạm vi rộng hơn mục tiêu, hủy hoặc hỏi cách thu hẹp.

Lỗi thường gặp và cách xử lý

Nếu sai email đăng nhập, dừng và đổi đúng tài khoản. Sau việc, kiểm danh sách ứng dụng được cấp quyền và gỡ kết nối nếu không còn cần.

Hãy hỏi quyền nào được cấp, kết quả lưu ở đâu và ai xem. Dữ liệu khách hàng, tài chính, nhân sự, hợp đồng cần theo quy trình tổ chức.

Kiểm trước khi dùng

  • Mục tiêu có nhỏ và đủ rõ để giới hạn nguồn dữ liệu không?
  • Màn hình cấp quyền có khớp đúng tài khoản và quyền bạn dự định cấp không?
  • Người có thẩm quyền đã xác nhận việc dùng dữ liệu này chưa?
  • Bạn có kế hoạch kiểm kết quả, nơi lưu và lúc gỡ kết nối không?

Bước tiếp theo

Viết một dòng về việc cần làm và trả lời bảy câu. Chỉ kết nối khi dữ liệu và quyền đều có lý do rõ.