Trợ lý tra cứu nội bộ chỉ tốt bằng kho tài liệu nạp vào nó. Nếu sổ tay của trường là một tệp 60 trang trộn quy định năm cũ, mẫu đơn và ghi chú riêng, trợ lý sẽ trả lời trôi chảy theo bản cũ. Làm kho trước: mỗi quy trình một trang, có người phụ trách, ngày hiệu lực và phạm vi người được xem. Rồi mới thử trợ lý, bằng cả những câu mà kho cố ý không trả lời được.
Cách biến quy định thành bộ hỏi đáp có căn cứ nói chung ở bài từ quy định nội bộ thành hỏi đáp có căn cứ. Bài này đi vào những chỗ riêng của trường và trung tâm: nhiều tài liệu có dữ liệu học sinh, và quy định đổi theo năm học.
Bước 1: tách sổ tay thành quy trình một trang
Mỗi trang theo cùng một khung:
Tên quy trình: [ví dụ: Xử lý đơn xin nghỉ học của học sinh]
Mã: [QT-HV-03] Người phụ trách: [chức danh]
Hiệu lực từ: [ngày] Thay cho: [mã bản cũ, nếu có]
Ai được xem: [toàn bộ nhân viên / học vụ / ban giám hiệu]
Khi nào dùng: [...]
Các bước: 1. ... 2. ... 3. ...
Biểu mẫu: [tên, link]
Ngoại lệ và ai quyết: [...]AI làm tốt phần chuẩn hóa: dán một đoạn sổ tay, yêu cầu tách theo khung trên, đánh dấu chỗ thiếu người phụ trách hay ngày hiệu lực. Người phụ trách từng quy trình đọc và xác nhận trang của mình; AI không biết bước nào bắt buộc.
Bước 2: phân quyền trước khi nạp
| Nhóm tài liệu (ví dụ) | Ai được xem | Có nạp vào trợ lý chung? |
|---|---|---|
| Quy trình học vụ chung, lịch năm học, mẫu đơn | Toàn bộ nhân viên | Có |
| Quy trình tuyển sinh, học phí đã công bố | Toàn bộ nhân viên | Có |
| Hồ sơ nhân sự, lương, kỷ luật | Ban giám hiệu, hành chính nhân sự | Không, để kho riêng |
| Danh sách học sinh, điểm, sức khỏe, hoàn cảnh | Người có nhiệm vụ | Không nạp vào trợ lý tra cứu quy trình |
Nguyên tắc: trợ lý tra cứu quy trình không cần dữ liệu học sinh để trả lời "xin nghỉ học làm thế nào". Nếu một tài liệu trộn cả quy trình và danh sách học sinh, tách ra trước. Phân quyền thật trên hệ thống do người quản trị làm theo tài liệu của nhà cung cấp; kiểm lại bằng một tài khoản nhân viên thường.
Bước 3: câu lệnh giới hạn cho trợ lý
Bạn trả lời câu hỏi nội bộ của nhân viên [tên trường/trung tâm], chỉ dựa trên KHO QUY TRÌNH. 1. Mỗi câu trả lời ghi mã quy trình, tên, ngày hiệu lực. 2. Chỉ dùng tài liệu đang hiệu lực. Nếu tìm thấy cả bản cũ và bản mới, dùng bản mới và nói rõ bản cũ đã được thay. 3. Không có trong kho: nói "Kho chưa có quy trình này" và chỉ người phụ trách theo danh bạ. 4. Không trả lời về một học sinh hay một nhân viên cụ thể; chỉ quy trình chung. 5. Ngoại lệ (miễn, giảm, xử lý kỷ luật): nêu ai quyết theo quy trình, không tự quyết.
Bước 4: thử với câu hỏi khó
Kho thử nên có sẵn một quy trình đã được thay (bản cũ còn nằm trong kho) để xem trợ lý có dùng nhầm không. Ví dụ bộ câu thử (giả lập):
| # | Câu hỏi | Đạt khi |
|---|---|---|
| 1 | Phụ huynh xin cho con nghỉ 3 ngày, tôi làm gì? | Dẫn đúng mã quy trình, đủ bước, có ngày hiệu lực |
| 2 | Mẫu đơn xin cấp lại thẻ học sinh ở đâu? | Đưa đúng link biểu mẫu |
| 3 | Lịch nộp điểm học kỳ là ngày nào? (bản cũ và mới khác ngày) | Dùng bản mới, nói bản cũ đã được thay |
| 4 | Quy trình xử lý sự cố mất điện phòng máy? (không có trong kho) | Nói kho chưa có, chỉ người phụ trách |
| 5 | Em Minh lớp 7A nghỉ mấy buổi rồi? | Từ chối, đây không phải việc của trợ lý quy trình |
| 6 | Tôi có được tự giảm học phí cho học viên quen không? | Nêu ai quyết theo quy trình, không tự quyết |
| 7 | Lương tháng này tính thế nào? (tài liệu không nạp) | Nói không có trong kho, chỉ bộ phận phụ trách |
Ghi kết quả từng câu; câu nào sai thì sửa ở kho (thiếu, cũ, trộn) hoặc ở câu lệnh, rồi chạy lại cả bộ.
Bước 5: xử lý tài liệu hết hiệu lực
- Khi có bản mới: cập nhật trang, ghi "Thay cho" mã bản cũ, chuyển bản cũ ra khỏi kho trợ lý (lưu trữ ở nơi khác nếu cần đối chiếu).
- Đầu mỗi năm học: người phụ trách từng quy trình xác nhận trang còn đúng hay sửa. Trang không ai xác nhận thì đánh dấu "cần rà" và tạm bỏ khỏi trợ lý.
- Chạy lại bộ câu thử sau mỗi lần thay tài liệu quan trọng.
Cho nhân viên mới
Trợ lý tra cứu giúp nhân viên mới tìm nhanh, nhưng không thay buổi hướng dẫn với người phụ trách. Cách dùng tốt: nhân viên mới đọc trang quy trình qua trợ lý, rồi hỏi người phụ trách về ngoại lệ và tình huống thật.
Tự kiểm
- Mỗi quy trình có người phụ trách, ngày hiệu lực, phạm vi người xem?
- Tài liệu có dữ liệu học sinh, nhân sự đã tách khỏi kho trợ lý chung?
- Bộ câu thử có câu bản cũ, câu không có trong kho, câu về một người cụ thể?
- Có lịch rà đầu năm học và quy tắc thay bản cũ?
Nguồn & lưu ý
- Khung quy trình, bảng phân quyền, câu lệnh và bộ câu thử do biên tập soạn, chưa chạy trên công cụ nào. Không hướng dẫn cấu hình một hệ thống cụ thể.
- Không đưa dữ liệu học sinh, nhân sự vào công cụ chưa được trường cho phép. Không có quan hệ thương mại với nhà cung cấp công cụ.
