Vận hành sáu căn ở ba quận, tin nhắn đến từ khách, người dọn, thợ, chủ nhà, qua ba ứng dụng. Việc bị quên không phải vì ai lười, mà vì không có một sổ chung. AI gom nhanh, với điều kiện quy tắc khẩn cấp do bạn đặt trước và lời gốc luôn được giữ lại.
Khác với bàn giao ca lễ tân ở một khách sạn, ở đây việc phân tán theo căn và theo người làm bên ngoài.
Bước 1: quy tắc mức khẩn cấp, đặt trước
| Mức | Khi nào | Làm gì |
|---|---|---|
| Khẩn | Khách không vào được căn, rò nước, mất điện, mùi gas, khóa hỏng, khách báo không an toàn | Gọi người phụ trách ngay, không chờ gom |
| Trong ngày | Thiếu đồ dùng, máy lạnh yếu, wifi chập chờn, khách nhận phòng hôm nay | Giao trong 2 giờ |
| Trong tuần | Bóng đèn, sơn tróc, đề xuất mua đồ | Gom vào lịch sửa |
| Thông tin | Khách cảm ơn, chủ nhà hỏi thăm | Ghi, không cần việc |
Quy tắc này do đơn vị vận hành quyết; AI chỉ áp quy tắc.
Bước 2: chép tin nhắn theo mẫu, đã ẩn danh
Giờ | Kênh | Người gửi (vai trò) | Mã căn | Lời gốc
09:12 | Tin nhắn OTA | Khách | C-03 | "Máy lạnh phòng ngủ chạy nhưng không mát"
09:40 | Điện thoại | Người dọn | C-05 | "Vòi sen rò nước xuống sàn, đã khóa van tổng"Bỏ tên, số điện thoại khách. Mã cửa, mật khẩu wifi, vị trí chìa không chép vào đây.
Bước 3: AI gom thành sổ việc
Từ TIN NHẮN, lập sổ việc. Mỗi việc một dòng: Mã căn | Việc (ngắn) | Lời gốc (nguyên văn) | Mức khẩn theo QUY TẮC | Người nhận theo DANH SÁCH | Hạn xử lý | Điều chưa xác nhận Quy tắc: - Nhiều tin nói cùng một việc thì gộp, giữ mọi lời gốc. - Không đổi mức khẩn khác với QUY TẮC; tin không rõ thì ghi mức "cần hỏi". - Không ghi việc là "đã xong" trừ khi có tin người làm báo xong. QUY TẮC: [dán] DANH SÁCH PHỤ TRÁCH: [dán] TIN NHẮN: [dán]
Ví dụ giả lập (rút gọn):
| Căn | Việc | Mức | Người nhận | Hạn | Chưa xác nhận |
|---|---|---|---|---|---|
| C-05 | Vòi sen rò nước | Khẩn | Thợ nước khu 2 | Gọi ngay | Có ảnh hưởng căn dưới không |
| C-03 | Máy lạnh không mát | Trong ngày | Thợ điện lạnh | 14:00 | Khách có ở trong phòng lúc thợ đến không |
| C-01 | Khách hỏi giờ trả phòng | Thông tin | Điều phối |
Kiểm: đếm số tin nhắn đầu vào và số lời gốc trong sổ, phải bằng nhau. Việc "Khẩn" mà chưa ai gọi thì gọi ngay.
Bước 4: một sổ chung
Dán sổ vào một bảng tính hoặc công cụ việc chung có cột trạng thái. Mỗi buổi gom một lần; việc khẩn không chờ buổi gom.
Tự kiểm
- Quy tắc khẩn cấp có trước, AI chỉ áp?
- Mỗi việc giữ lời gốc, có người nhận và hạn?
- Số tin vào bằng số lời gốc trong sổ?
- Không có mã truy cập trong sổ hay trong AI?
Đi tiếp
Theo dõi việc đến khi đóng và bàn giao cho người khác.
Nguồn & lưu ý
- Tin nhắn, mã căn, sổ việc là ví dụ giả lập do biên tập soạn; câu lệnh chưa chạy trên công cụ nào.
- Không có quan hệ thương mại với nhà cung cấp công cụ.
