Khi một quy trình, báo giá hay tài liệu thỏa thuận có hai phiên bản, cần biết câu nào đã thêm, bỏ hoặc sửa. AI (trí tuệ nhân tạo) có thể lập bảng thay đổi nháp, nhưng không được tự chấp nhận thay đổi về giá, trách nhiệm, quyền hạn hay điều khoản.
Mỗi bản cần được xác định rõ tên tệp, ngày, người gửi và trạng thái. Nếu không biết bản nào là bản gốc, AI có thể vẫn so sánh chữ, nhưng bảng kết quả không thể thay cho việc xác minh phiên bản.
Chuẩn bị hai bản để đối chiếu công bằng
Chỉ dùng tài liệu bạn có quyền đưa vào công cụ. Bỏ dữ liệu cá nhân nếu được phép. Giữ tiêu đề, số mục, bảng và phụ lục; đừng chỉ dán văn bản rồi mong AI nhận ra số ở bảng đã đổi.
Đặt nhãn rõ Bản A: ngày... và Bản B: ngày.... Nếu Bản B là dự thảo, nói rõ để “đã đổi” không bị hiểu là “đã được duyệt”.
Prompt tạo bảng thay đổi có vị trí để tìm lại
Prompt là đoạn yêu cầu bạn dán vào công cụ AI. Yêu cầu tốt không chỉ xin tóm tắt mà còn bắt AI chỉ vị trí cụ thể trong từng bản.
So sánh Bản A và Bản B dưới đây. Lập bảng gồm: 1. Mục/vị trí; 2. Loại thay đổi: thêm, bỏ, sửa câu chữ, sửa số liệu, hoặc chưa xác định; 3. Nội dung ở Bản A; 4. Nội dung ở Bản B; 5. Câu hỏi cần người phụ trách kiểm. Không đánh giá thay đổi là tốt, xấu, hợp lệ hay đã được duyệt. Giữ nguyên số tiền, tỷ lệ, ngày, tên riêng và mã điều khoản khi trích ra. Nếu không đọc được bảng, phụ lục hoặc phần nào, liệt kê rõ phần chưa so sánh thay vì đoán. Cuối cùng nêu 5 điểm có rủi ro hiểu sai cao nhất để người phụ trách mở lại hai bản gốc. Bản A: [dán hoặc cung cấp tài liệu] Bản B: [dán hoặc cung cấp tài liệu]
Ví dụ giả lập: thay đổi nhỏ, hậu quả không nhỏ
Ví dụ giả lập: Bản A ghi “30 ngày”, Bản B ghi “30 ngày làm việc”. Bảng cần nêu phần thêm “làm việc” và vị trí của nó, không kết luận là “chấp nhận được”.
Dấu “không” bị bỏ, hoặc “5%” thành “0,5%”, đều cần được đánh dấu để kiểm ngay.
Kiểm trước khi dùng
- Mở lại hai bản gốc ở mọi dòng có số tiền, tỷ lệ, ngày, mốc hiệu lực, tên pháp nhân, trách nhiệm hoặc ngoại lệ.
- Kiểm bảng biểu, phụ lục, chú thích chân trang và văn bản trong ảnh; AI có thể chưa đọc đủ.
- Xác nhận Bản A và Bản B là đúng tệp, đúng thứ tự thời gian, không phải hai bản nháp song song.
- Gắn người phụ trách cho từng thay đổi quan trọng; bảng AI không tự tạo quyền phê duyệt.
- Lưu lại liên kết hoặc mã phiên bản của hai bản đã so sánh để người sau kiểm lại.
Khi AI bỏ sót hoặc gộp thay đổi
Nếu bảng chỉ nói “có vài khác biệt”, yêu cầu so sánh theo từng mục hoặc dán riêng bảng số liệu. AI nói đã đọc phụ lục mà không nêu dòng liên quan không phải bằng chứng đã kiểm.
Dùng bảng như danh sách đọc: người phụ trách mở hai bản gốc, đánh dấu từng dòng và quyết định theo quy trình của mình. AI chỉ rút ngắn đường tìm khác biệt.
