Muốn AI viết giống mình, đừng chỉ nói "viết thân thiện": hãy đưa 3 đến 5 đoạn bạn từng viết, nhờ AI rút ra bản mô tả giọng văn, sửa bản đó, rồi lưu vào phần hướng dẫn tùy chỉnh của công cụ. Thêm một câu lệnh buộc AI hỏi lại khi thiếu thông tin, bạn sẽ bớt được những bản nháp "đúng giọng mà sai nội dung". Bài hướng dẫn từng bước, kèm nơi lưu ở ChatGPT, Gemini, Claude và Copilot theo trang trợ giúp ngày 26/09/2026.
Vì sao "viết thân thiện" là chưa đủ?
"Thân thiện" với mỗi người một khác: có người xưng "mình", có người xưng "em", có người dùng biểu tượng cảm xúc, có người không. AI không biết thói quen của bạn nên sẽ chọn kiểu phổ biến nhất. Giọng văn là tổng hợp những lựa chọn đó: cách xưng hô, độ dài câu, mức trang trọng, từ hay dùng và từ không bao giờ dùng. Mô tả càng cụ thể, bản nháp càng ít phải sửa.
Bước 1 và 2: đưa bài mẫu, nhờ AI rút ra giọng văn
Chọn 3 đến 5 đoạn bạn tự viết và hài lòng, cùng loại việc (ví dụ email gửi khách, hoặc bài đăng Facebook cửa hàng). Xóa tên khách, số điện thoại, giá riêng trước khi dán.
Dưới đây là [số] đoạn tôi đã viết cho [loại việc, ví dụ email gửi khách hàng]. Hãy mô tả giọng văn của tôi theo các mục: 1. Xưng hô và cách gọi người đọc 2. Độ dài câu và đoạn 3. Mức trang trọng 4. Từ và cụm tôi hay dùng 5. Những gì tôi không bao giờ làm (ví dụ không dùng biểu tượng cảm xúc, không viết hoa cả câu) 6. Cách mở đầu và kết thúc Chỉ dựa vào các đoạn mẫu, không đoán thêm. Viết tối đa 200 chữ. [Đoạn 1] [Đoạn 2] [Đoạn 3]
Đọc bản mô tả và sửa những chỗ AI nhận xét sai. Đây là bước quan trọng nhất: bản mô tả là của bạn, không phải của AI.
Ví dụ giả lập một bản mô tả sau khi sửa:
Giọng văn của tôi khi viết cho khách: Xưng "em", gọi khách là "anh/chị". Câu ngắn, mỗi đoạn tối đa 3 câu. Thân thiện nhưng không suồng sã, không dùng biểu tượng cảm xúc. Luôn nêu rõ việc tiếp theo và hạn. Mở đầu bằng tên khách, kết bằng "Em cảm ơn anh/chị". Không dùng các từ "tuyệt vời", "đỉnh cao", "cam kết 100%".
Bước 3: lưu giọng văn vào công cụ
Không cần dán lại mỗi lần. Mỗi công cụ có chỗ lưu hướng dẫn dùng lâu dài:
| Công cụ | Áp cho mọi cuộc trò chuyện | Áp cho một nhóm việc |
|---|---|---|
| ChatGPT | Cài đặt (Settings), Cá nhân hóa (Personalization), Hướng dẫn tùy chỉnh (Custom Instructions); tối đa 1.500 ký tự với Free và Go, 5.000 ký tự với gói trả phí | Hướng dẫn trong Dự án (Projects), ghi đè hướng dẫn chung khi làm trong dự án đó |
| Gemini | Cài đặt và trợ giúp (Settings & help), Personal Intelligence, Instructions for Gemini | Gem: tạo bằng New Gem, dán vào ô Instructions. Google ghi hướng dẫn chung không áp dụng trong Gems |
| Claude | Cài đặt, Instructions for Claude | Hướng dẫn dự án (Projects), hoặc kỹ năng (Skills) |
| Microsoft 365 Copilot | Chat settings, Personalization, Custom instructions | Trang trợ giúp chưa nêu tùy chọn riêng cho nhóm việc |
Gợi ý chia: phần chung (xưng hô, ngôn ngữ, độ dài) để ở hướng dẫn cho mọi cuộc; giọng riêng cho khách, cho mạng xã hội, cho báo cáo nội bộ thì để trong từng dự án hoặc Gem. Như vậy AI không dùng giọng bán hàng khi bạn viết báo cáo cho sếp.
Với Claude, Anthropic đang chuyển tính năng Styles (kiểu viết) sang Skills: style bạn tự tạo sẽ được chuyển thành skill, gọi bằng lệnh gạch chéo dạng /tên-style; phần lớn style mặc định bị bỏ. Nếu hướng dẫn cũ trên mạng nói "chọn Style", có thể bạn sẽ không còn thấy menu đó.
Bước 4: buộc AI hỏi lại khi thiếu thông tin
Viết đúng giọng mà sai ngày, sai giá, hứa điều chưa duyệt thì còn tệ hơn. Thêm đoạn này vào hướng dẫn tùy chỉnh hoặc vào đầu mỗi yêu cầu viết:
Trước khi viết, kiểm xem tôi đã cho đủ: người nhận, mục đích, thông tin bắt buộc (ngày, giá, điều kiện), và việc tiếp theo tôi muốn người đọc làm. Nếu thiếu bất kỳ mục nào, hãy hỏi tôi tối đa 3 câu ngắn và dừng lại, chưa viết. Không tự điền số liệu, ngày tháng, chính sách hay lời hứa. Chỗ nào tôi nói "chưa rõ", để trong ngoặc vuông [cần bổ sung].
Một lưu ý thực tế: AI không phải lúc nào cũng làm đúng hướng dẫn chung, nhất là khi cuộc trò chuyện dài. Nếu thấy nó bắt đầu viết luôn, nhắc lại câu "hỏi trước khi viết" ngay trong tin nhắn.
Kiểm bản nháp theo giọng của mình thế nào?
Đọc to bản nháp. Chỗ nào bạn không bao giờ nói như vậy, sửa lại, rồi cập nhật bản mô tả giọng văn cho lần sau. Những lỗi hay gặp: dùng từ quá hoa mỹ, câu dài, xưng hô lẫn lộn, kết thúc bằng câu sáo rỗng. Cách rà chi tiết có trong bài Đúng ngữ pháp nhưng chưa đúng cách nói. Nếu bạn cần thêm mẫu câu lệnh cho các việc khác, xem 12 mẫu câu lệnh cho người mới.
Hỏi đáp
Nhóm nhiều người thì nên dùng giọng của ai?
Dùng giọng thương hiệu hoặc giọng của bộ phận, không phải giọng cá nhân. Người phụ trách viết một bản mô tả chung, lưu trong dự án hoặc Gem dùng chung, và ghi ngày cập nhật.
Đưa bài cũ cho AI có lộ thông tin khách không?
Có thể, nếu bài có tên, số điện thoại, giá riêng. Xóa hoặc thay bằng [tên khách], [giá] trước khi dán. Xem thêm Trước khi đưa tài liệu công ty vào AI.
Vì sao đã lưu hướng dẫn mà AI vẫn viết khác?
Hướng dẫn có thể đang tắt, bị hướng dẫn dự án ghi đè, hoặc không áp dụng trong tính năng đó (ví dụ Gemini ghi hướng dẫn chung không áp dụng trong Gems). Kiểm lại cài đặt và nhắc giọng văn ngay trong yêu cầu.
Giới hạn của bài này
- Tên mục cài đặt lấy theo trang trợ giúp, có thể khác trên ứng dụng điện thoại hoặc chưa có ở mọi tài khoản.
- Tổ Thạo Việc chưa đo mức AI bắt chước giọng giống đến đâu; kết quả khác theo mô hình.
- Việc chuyển Styles sang Skills của Claude đang diễn ra, trang trợ giúp không nêu ngày hoàn tất.
Nguồn & lưu ý
- OpenAI Help Center: Custom instructions for ChatGPT
- OpenAI Help Center: Projects in ChatGPT
- Gemini Apps Help: Customize Gemini's responses with your instructions
- Gemini Apps Help: Use Gems in Gemini Apps
- Anthropic Help Center: Understanding Claude's personalization features
- Anthropic Help Center: Styles are moving to skills
- Microsoft Support: Customize how Microsoft 365 Copilot responds to you
- Đối chiếu ngày 26/09/2026. Tên mục cài đặt, giới hạn ký tự và việc chuyển Styles sang Skills có thể thay đổi.
