Người mới dùng AI không cần học thuộc "bí kíp": chỉ cần vài mẫu câu lệnh có đủ bốn phần (việc cần làm, bối cảnh, định dạng đầu ra, điều không được làm) rồi thay phần trong ngoặc vuông. Bài này có 12 mẫu cho việc văn phòng hay gặp, dùng được với ChatGPT, Gemini, Claude hay Copilot. Cuối bài là cách lưu mẫu để lần sau khỏi gõ lại.
Một mẫu câu lệnh tốt gồm gì?
Câu lệnh (prompt) là đoạn chữ bạn gửi để giao việc cho AI. Mẫu tốt không cần dài, nhưng phải trả lời được bốn câu: làm việc gì, cho ai đọc, trả về dạng gì, và điều gì không được tự thêm. Phần giải thích kỹ hơn có trong bài Một yêu cầu rõ ràng cho AI gồm những gì?.
Trong các mẫu dưới, chỗ [...] là phần bạn thay. Dữ liệu khách hàng, lương, hợp đồng thì chỉ đưa vào công cụ công ty cho phép.
12 mẫu câu lệnh dùng ngay
1. Viết email từ vài ý gạch đầu dòng. Dùng khi đã biết muốn nói gì nhưng chưa biết viết sao cho gọn.
Viết email gửi [người nhận, vai trò] về [chủ đề]. Ý chính: [ý 1], [ý 2], [ý 3]. Giọng lịch sự, ngắn, dưới 150 chữ. Không thêm cam kết, số liệu hay ngày tháng tôi không nêu.
2. Trả lời email khó. Dùng khi cần từ chối hoặc báo tin không vui.
Đây là email tôi nhận: [dán email]. Tôi muốn trả lời theo hướng [đồng ý / từ chối / hẹn lại] vì [lý do]. Viết 2 phiên bản: một ngắn gọn, một mềm mỏng hơn. Không hứa điều gì ngoài [giới hạn].
3. Tóm tắt tài liệu dài. Dùng khi cần nắm ý chính trước cuộc họp.
Tóm tắt tài liệu đính kèm cho [người đọc] trong 5 gạch đầu dòng. Sau đó liệt kê các con số và hạn chót, mỗi mục ghi số trang hoặc đoạn gốc. Chỗ nào không rõ, ghi "cần kiểm".
4. Biến ghi chú họp thành việc cần làm. Dùng ngay sau cuộc họp.
Từ ghi chú họp dưới đây, lập bảng: việc cần làm, người phụ trách, hạn, trạng thái. Việc nào chưa có người hoặc hạn, ghi "chưa rõ", không tự điền. Ghi chú: [dán ghi chú]
5. Viết lại cho dễ hiểu. Dùng khi văn bản quá hành chính hoặc quá kỹ thuật.
Viết lại đoạn sau cho [đối tượng, ví dụ khách hàng lớn tuổi] dễ hiểu, câu ngắn, giữ nguyên mọi số liệu và điều kiện. Đoạn gốc: [dán]
6. Sửa lỗi chính tả, không đổi ý. Dùng trước khi gửi văn bản quan trọng.
Sửa lỗi chính tả, dấu câu và câu lủng củng trong đoạn sau. Không đổi ý, không thêm câu mới. Liệt kê các chỗ đã sửa ở cuối. Đoạn: [dán]
7. Lập dàn ý báo cáo hoặc bài trình bày. Dùng khi bắt đầu từ trang trắng.
Lập dàn ý [báo cáo / bài trình bày] về [chủ đề] cho [người nghe], thời lượng [số phút hoặc số trang]. Mỗi mục ghi 1 câu nội dung chính và dữ liệu tôi cần chuẩn bị.
8. So sánh hai lựa chọn. Dùng khi cần quyết định giữa hai nhà cung cấp, hai phương án.
So sánh [phương án A] và [phương án B] theo các tiêu chí: [chi phí, thời gian, rủi ro, ...]. Trình bày bảng. Chỉ dùng thông tin tôi đưa: [dán thông tin]. Chỗ thiếu dữ liệu ghi "thiếu", không tự ước tính.
9. Soạn tin nhắn ngắn. Dùng cho Zalo, tin nhắn nội bộ, nhắc việc.
Soạn tin nhắn Zalo gửi [người nhận] để [mục đích], dưới 60 chữ, thân thiện nhưng rõ việc và hạn [ngày].
10. Chuẩn bị câu hỏi cho cuộc họp hoặc cuộc gọi. Dùng trước khi gặp khách hoặc đối tác.
Tôi sắp gặp [ai] để bàn [chủ đề]. Mục tiêu của tôi: [mục tiêu]. Gợi ý 8 câu hỏi nên hỏi, xếp theo thứ tự ưu tiên, kèm lý do ngắn cho mỗi câu.
11. Viết công thức Excel hoặc Sheets. Dùng khi biết muốn tính gì mà không nhớ hàm.
Trong [Excel / Google Sheets], cột A là [nội dung], cột B là [nội dung]. Tôi muốn [kết quả cần tính]. Viết công thức, giải thích từng phần, và nêu một trường hợp công thức có thể cho kết quả sai.
12. Nhờ AI hỏi lại trước khi làm. Dùng cho việc lớn hoặc khi bạn chưa chắc mình đã đưa đủ thông tin.
Tôi cần [việc]. Trước khi làm, hãy hỏi tôi tối đa 5 câu để làm rõ những gì còn thiếu. Chỉ bắt đầu khi tôi đã trả lời.
Kết quả nào dùng để gửi người khác thì vẫn phải đọc lại, nhất là số liệu, tên và cam kết.
Lưu mẫu ở đâu để lần sau dùng lại?
Cách đơn giản nhất và dùng được với mọi công cụ: một file ghi chú (Google Docs, Word, Notion, ghi chú điện thoại) chia theo việc. Ngoài ra, mỗi công cụ có chỗ lưu riêng:
| Công cụ | Nơi lưu | Theo trang trợ giúp chính thức |
|---|---|---|
| ChatGPT | Dự án (Projects) và Hướng dẫn tùy chỉnh (Custom instructions) | Projects có từ gói Free; hướng dẫn trong dự án chỉ áp dụng trong dự án đó. Custom instructions áp cho mọi cuộc trò chuyện, tối đa 1.500 ký tự với Free và Go, 5.000 ký tự với gói trả phí |
| Gemini | Gem | Tạo bằng nút New Gem, có ô Instructions và phần Knowledge để gắn tệp |
| Claude | Projects, Instructions for Claude, Skills | Instructions for Claude áp cho mọi cuộc; hướng dẫn dự án chỉ áp trong dự án; tài khoản Free tối đa 5 dự án |
| Microsoft 365 Copilot (tài khoản công ty) | Copilot Prompt Gallery | Lưu câu lệnh đã chạy (Save prompt), chia sẻ bằng link hoặc với nhóm trong Teams |
Hai lưu ý. Thứ nhất, hướng dẫn tùy chỉnh áp cho mọi cuộc trò chuyện, nên chỉ đặt ở đó thứ bạn luôn muốn (ví dụ "trả lời bằng tiếng Việt, ngắn gọn"), còn mẫu cho từng việc nên để trong dự án, Gem hoặc file ghi chú. Thứ hai, OpenAI đã công bố ngừng GPT tùy chỉnh vào ngày 11/12/2026, nên đừng bắt đầu lưu mẫu mới bằng cách tạo GPT; xem bài về chuyển sang plugin.
Khi mẫu dùng chung cho cả nhóm, nên lưu thêm một file dùng chung ghi: tên mẫu, dùng khi nào, người phụ trách cập nhật, ngày sửa gần nhất. Việc nào quan trọng hơn thì nâng mẫu thành phiếu giao việc một trang.
Sửa mẫu thế nào khi kết quả chưa đúng ý?
- Kết quả quá dài: thêm giới hạn chữ hoặc số gạch đầu dòng.
- AI tự thêm thông tin: thêm câu "chỉ dùng thông tin tôi đưa, chỗ thiếu ghi chưa rõ".
- Giọng không hợp: dán một đoạn mẫu bạn từng viết và yêu cầu viết theo giọng đó. Xem Yêu cầu AI viết theo giọng của mình.
- Sai định dạng: mô tả cụ thể, ví dụ "bảng 4 cột: ..." thay vì "trình bày đẹp".
Sau mỗi lần sửa, cập nhật lại mẫu trong file lưu, để lần sau dùng bản tốt hơn.
Hỏi đáp
Mẫu câu lệnh tiếng Việt có kém hơn tiếng Anh không?
Với việc văn phòng thông thường, bạn có thể viết bằng tiếng Việt. Điều quan trọng hơn là yêu cầu rõ, có bối cảnh và định dạng đầu ra.
Có nên mua bộ "1.000 prompt" trên mạng không?
Thường không cần. Mười mẫu hợp với việc của bạn, sửa dần theo kết quả thật, hữu ích hơn một bộ lớn không ai dùng.
Lưu mẫu trong công cụ AI có an toàn không?
Mẫu thì thường không chứa dữ liệu nhạy cảm, nhưng tệp bạn gắn vào dự án hay Gem thì có thể. Đọc bài Trước khi đưa tài liệu công ty vào AI trước khi gắn tài liệu nội bộ.
Giới hạn của bài này
- 12 mẫu là điểm khởi đầu chung, chưa được Tổ Thạo Việc chạy thử trên từng công cụ.
- Tên tính năng lưu (Projects, Gem, Skills, Prompt Gallery) và giới hạn theo gói thay đổi thường xuyên.
- Bài chưa xác nhận Copilot bản cá nhân có chức năng lưu câu lệnh như bản công ty.
Nguồn & lưu ý
- OpenAI Help Center: Projects in ChatGPT
- OpenAI Help Center: Custom instructions for ChatGPT
- Gemini Apps Help: Use Gems in Gemini Apps
- Anthropic Help Center: Understanding Claude's personalization features
- Microsoft Support: Save your favorite prompts to use again
- Microsoft Learn: Export prompts saved, liked, or shared in Copilot Prompt Gallery
- Đối chiếu ngày 26/09/2026. Tên tính năng, giới hạn ký tự và số dự án theo gói có thể thay đổi.
