Đối soát không phải để bắt lỗi nhau, mà để hai bên cùng nhìn một bộ số. AI làm tốt việc so hai bảng dài và viết câu hỏi trung tính. Việc kết luận ai đúng thuộc về chứng từ và hai bên, không thuộc về AI.
Làm sau bài chuẩn hóa bảng đối soát theo thỏa thuận.
Bước 1: hai nguồn, một mã
- Nguồn A: bảng của đơn vị vận hành.
- Nguồn B: chủ nhà tự lấy báo cáo kênh, sao kê, hóa đơn được chia sẻ.
- Cả hai dùng chung mã đặt phòng thay thế (D-001...) và loại khoản theo mẫu. Bỏ tên khách, số tài khoản trước khi đưa vào AI (xem ẩn danh dữ liệu đặt phòng).
Bước 2: AI so dòng
So NGUỒN A và NGUỒN B theo mã đặt phòng và loại khoản. Lập bảng: Mã | Loại khoản | Số A | Số B | Chênh | Chứng từ A | Chứng từ B | Nguyên nhân có thể (ghi là giả thuyết) Liệt kê riêng: dòng chỉ có ở A, dòng chỉ có ở B. Không kết luận bên nào đúng. Không tự sửa số. Đối chiếu với THAM SỐ THỎA THUẬN: khoản nào tính khác tham số, ghi số dòng tham số. NGUỒN A: [dán] NGUỒN B: [dán] THAM SỐ: [dán]
Ví dụ giả lập ba chênh lệch:
| Mã | Khoản | A | B | Chênh | Giả thuyết |
|---|---|---|---|---|---|
| D-014 | Doanh thu phòng | 2.400.000 | 0 | 2.400.000 | Đặt phòng trả ngày 01/10, A tính vào tháng 9 |
| Dòng 6 | Sửa vòi sen | 650.000 | 0 | 650.000 | Chủ nhà chưa nhận hóa đơn HĐ-112 |
| D-021 | Phí dọn | 300.000 tính vào doanh thu chia | Không | 60.000 phí quản lý | Phí dọn bị tính phí quản lý, trái tham số 4.3 |
Tự kiểm vài dòng bằng tay: D-021: 300.000 × 20% = 60.000.
Bước 3: câu hỏi trung tính
Với mỗi chênh lệch, viết một câu hỏi gửi bên còn lại: nêu số hai bên, chứng từ đã có, chứng từ cần thêm. Giọng trung tính, không quy lỗi. Ví dụ: "D-014 trả phòng 01/10, theo Điều 7 kỳ đối soát tính theo ngày trả phòng. Anh/chị xác nhận giúp kỳ ghi nhận?"
Bước 4: biên bản dự thảo
BIÊN BẢN ĐỐI SOÁT (DỰ THẢO) | Căn: C-03 | Kỳ: tháng 9
1. Các khoản đã khớp: [số dòng, tổng]
2. Chênh lệch đã thống nhất cách xử lý: [mã, xử lý, kỳ điều chỉnh]
3. Chênh lệch còn mở: [mã, việc cần làm, hạn, người làm]
4. Điều khoản chưa rõ cần bổ sung: [ví dụ phí thanh toán]
Xác nhận chủ nhà: ............ Xác nhận đơn vị vận hành: ............ Ngày: ....Biên bản chỉ có giá trị khi hai bên xác nhận. Điều khoản chưa rõ nên được bổ sung vào thỏa thuận bằng văn bản; tranh chấp lớn cần người có chuyên môn.
Tự kiểm
- Hai nguồn dùng chung mã, đã ẩn danh?
- Mỗi chênh lệch có chứng từ hai bên, nguyên nhân ghi là giả thuyết?
- Câu hỏi trung tính, không quy lỗi?
- Biên bản có phần còn mở và chỗ xác nhận?
Đi tiếp
Ảnh căn hộ cũng là thông tin hai bên cần thống nhất trước khi đăng: ảnh trước và sau, ảnh AI nội thất: ghi nhận đúng.
Nguồn & lưu ý
- Chênh lệch, câu hỏi, biên bản là ví dụ giả lập do biên tập soạn; câu lệnh chưa chạy trên công cụ nào. Không phải tư vấn hợp đồng hay thuế.
- Không có quan hệ thương mại với nhà cung cấp công cụ.
