Tranh cãi giữa chủ nhà và đơn vị vận hành thường không phải về con số, mà về cách hiểu: phí dọn khách trả là của ai, phí OTA trừ trước hay sau khi chia, tiền khách đặt cọc giữ hộ có tính là doanh thu không. Bảng đối soát tốt bắt đầu bằng việc chép đúng thỏa thuận thành tham số, mỗi tham số trích điều khoản.
Bước 1: chép thỏa thuận thành tham số
| Tham số | Giá trị (giả lập) | Trích điều khoản |
|---|---|---|
| Phí quản lý | 20% | Điều 4.1: "...trên doanh thu phòng sau phí kênh" |
| Phí dọn khách trả | Thuộc đơn vị vận hành, không chia | Điều 4.3 |
| Sửa chữa dưới 1 triệu | Đơn vị vận hành tự xử lý, trừ vào phần chủ nhà | Điều 5.2 |
| Sửa chữa từ 1 triệu | Chủ nhà duyệt trước | Điều 5.2 |
| Tiền cọc giữ hộ | Không phải doanh thu, ghi riêng | Điều 6 |
| Kỳ đối soát | Theo ngày trả phòng trong tháng | Điều 7 |
Điều khoản mơ hồ (ví dụ không ghi phí thanh toán do bên nào chịu) ghi "CHƯA RÕ", để hai bên thống nhất. AI có thể giúp chép và chỉ ra chỗ mơ hồ, không giải thích thay hợp đồng.
Đây là ĐIỀU KHOẢN phân chia (đã bỏ thông tin cá nhân). Liệt kê mọi tham số cần cho bảng đối soát: tên, giá trị, câu trích nguyên văn. Điều khoản nào có thể hiểu hai cách hoặc thiếu (ai chịu phí thanh toán, hoàn tiền, thuế), ghi "CHƯA RÕ" và câu cần hai bên trả lời. Không đưa ý kiến pháp lý, không tự chọn cách hiểu.
Bước 2: mẫu bảng đối soát
Ví dụ giả lập, căn C-03, tháng 9:
| Dòng | Khoản | Số tiền | Chứng từ | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Doanh thu phòng OTA A | 32.000.000 | Báo cáo OTA tháng 9 | Theo ngày trả phòng |
| 2 | Doanh thu phòng trực tiếp | 6.000.000 | Sổ thu, sao kê | |
| 3 | Phí kênh OTA A | trừ 4.800.000 | Hóa đơn hoa hồng | |
| 4 | Doanh thu phòng sau phí kênh | 33.200.000 | Dòng 1 + 2 − 3 | |
| 5 | Phí quản lý 20% | trừ 6.640.000 | Dòng 4 × 20% | |
| 6 | Sửa vòi sen | trừ 650.000 | Hóa đơn thợ HĐ-112 | Dưới 1 triệu |
| 7 | Phí dọn khách trả | (2.400.000) | Báo cáo OTA | Thuộc đơn vị vận hành, không vào phần chia |
| 8 | Tiền cọc giữ hộ | (3.000.000) | Sổ cọc | Không phải doanh thu |
| 9 | Phần chủ nhà | 25.910.000 | Dòng 4 − 5 − 6 | |
| 10 | Chưa rõ: phí thanh toán 380.000 | Sao kê cổng | CHƯA RÕ bên chịu |
Tự tính: 32 + 6 − 4,8 = 33,2 triệu; × 20% = 6,64 triệu; 33,2 − 6,64 − 0,65 = 25,91 triệu. Dòng 7, 8 ghi trong ngoặc để thấy nhưng không cộng vào phần chia.
Bước 3: tránh lỗi hay gặp
- Phí dọn khách trả nằm trong tổng tiền OTA chuyển về: tách ra trước khi tính phí quản lý, nếu thỏa thuận nói phí dọn không chia.
- Tiền thu hộ (cọc, phụ thu đồ ăn hộ khách) không cộng vào doanh thu phòng.
- Không tính phí dọn hai lần (một lần thu từ khách, một lần ghi chi cho đơn vị vận hành).
- Kỳ: cùng một tiêu chí ngày (trả phòng) cho cả thu và phí kênh.
Tự kiểm
- Mỗi tham số có câu trích thỏa thuận; điều mơ hồ ghi "CHƯA RÕ"?
- Mỗi dòng có chứng từ?
- Phí dọn, tiền thu hộ tách khỏi phần chia?
- Đã tự tính lại phần mỗi bên?
Đi tiếp
Dùng AI tìm chênh lệch và soạn câu hỏi đối soát.
Nguồn & lưu ý
- Thỏa thuận, tỷ lệ, số liệu là ví dụ giả lập do biên tập soạn; câu lệnh chưa chạy trên công cụ nào. Không phải tư vấn hợp đồng hay thuế.
- Không có quan hệ thương mại với nền tảng hay nhà cung cấp công cụ.
