Báo cáo danh mục cho thuê: từ bảng kê hợp đồng 12 mặt bằng đến bốn chỉ số và câu hỏi cần quyết định

Đầu tháng, chủ tòa nhà hỏi ba câu: tòa nhà đang lấp đầy bao nhiêu, tháng rồi thu được bao nhiêu, sắp tới hợp đồng nào hết hạn. Kế toán trả lời 83%, quản lý tòa nhà trả lời 88%, và cả hai đều tính đúng theo cách của mình. Bài này chốt định nghĩa trước, rồi nhờ AI đọc bảng kê hợp đồng thuê (rent roll), tính bốn chỉ số có ghi phép tính và dòng nguồn, viết tóm tắt một trang và nêu các câu hỏi chủ tài sản cần quyết định.

Bài dùng số đã làm sạch ở hai bước trước: trích điều khoản từ hợp đồng thuê và đối chiếu tiền thuê với hóa đơn, sao kê.

Trước khi tính: chốt bốn định nghĩa

Hai con số 83% và 88% khác nhau vì một bên đếm theo số mặt bằng, một bên chia theo diện tích. Các bảng thuật ngữ trong ngành cũng diễn đạt khác nhau: NAIOP, một hiệp hội bất động sản thương mại ở Mỹ, định nghĩa tỷ lệ trống là diện tích trống chia tổng diện tích nguồn cung; Charter Hall, một tập đoàn bất động sản ở Úc, lại mô tả mức lấp đầy theo số khách thuê. Báo cáo nào cũng phải ghi rõ cách tính.

Bốn định nghĩa dưới đây là quy ước của bài; bạn có thể đổi, miễn là ghi ra và giữ nguyên qua các tháng.

Mặt bằng trống không có doanh thu theo hợp đồng, kể cả khi dòng đó còn sót tiền thuê của khách cũ.

Bước 1: chuẩn bị bảng kê

Trước khi dán vào AI, kiểm hai điều:

• Có ngày mốc và tháng báo cáo; thiếu ngày mốc thì không tính được "90 ngày tới".
• Cột trạng thái chỉ có hai giá trị: "Đang thuê" hoặc "Trống". Mặt bằng đã ký nhưng chưa bàn giao thì thống nhất trước cách xếp.

Bước 2: dán bảng kê và câu lệnh

Mở một cuộc trò chuyện mới trong trợ lý AI rồi dán nguyên khối dưới đây.

Tôi là quản lý tài sản của tòa nhà văn phòng cho thuê Bến Xanh (giả lập). Ngày mốc: 02/10/2026. Tháng báo cáo: tháng 9/2026. Tiền tính bằng triệu đồng mỗi tháng, chưa gồm thuế giá trị gia tăng.

BẢNG KÊ HỢP ĐỒNG THUÊ
Mã | Tầng | DT (m²) | Trạng thái | Khách thuê | Tiền thuê theo HĐ | Đã thu tháng 9 | Ngày hết hạn | Ghi chú
M-01 | 1 | 180 | Đang thuê | KT-01 | 108 | 108 | 30/06/2028 |
M-02 | 1 | 150 | Đang thuê | KT-02 | 82,5 | 82,5 | 31/03/2027 |
M-03 | 2 | 220 | Đang thuê | KT-03 | 96 | 60 | 31/08/2027 |
M-04 | 2 | 110 | Trống | (trống) | 0 | 0 | (trống) | trống từ 01/07/2026
M-05 | 3 | 200 | Đang thuê | KT-04 | 84 | 84 | 15/12/2026 |
M-06 | 3 | 130 | Đang thuê | KT-05 | 55,9 | 55,9 | 15/01/2027 |
M-07 | 4 | 120 | Trống | (trống) | 54 | 0 | 31/08/2026 | khách cũ trả mặt bằng 31/08/2026
M-08 | 4 | 210 | Đang thuê | KT-07 | 90,3 | 90,3 | 30/09/2028 |
M-09 | 5 | 165 | Đang thuê | KT-08 | 72,6 | 72,6 | 31/05/2027 |
M-10 | 5 | 165 | Đang thuê | KT-09 | 71 | 71 | 28/02/2029 |
M-11 | 6 | 190 | Đang thuê | KT-10 | 79,8 | 79,8 | 31/10/2027 |
M-12 | 6 | 140 | Đang thuê | KT-11 | 61,6 | 61,6 | 30/04/2028 |

ĐỊNH NGHĨA (dùng đúng, không tự đổi)
- Tỷ lệ lấp đầy theo diện tích = diện tích các dòng Đang thuê chia tổng diện tích 12 mặt bằng.
- Doanh thu theo hợp đồng = tổng cột Tiền thuê theo HĐ của các dòng Đang thuê. Dòng Trống không tính, dù cột này có số.
- Doanh thu thực thu = tổng cột Đã thu tháng 9 của các dòng Đang thuê.
- Diện tích hết hạn trong 90 ngày = diện tích các dòng Đang thuê có Ngày hết hạn từ 02/10/2026 đến hết 31/12/2026.

Làm 4 việc:
1. Trước khi tính, liệt kê các dòng dữ liệu bất thường hoặc mâu thuẫn với trạng thái.
2. Bảng 4 chỉ số: kết quả, phép tính viết ra đủ số, các mã mặt bằng đã dùng. Phần trăm lấy một chữ số thập phân.
3. Bản tóm tắt một trang cho chủ tài sản, mỗi con số kèm mã mặt bằng nguồn.
4. Từ 3 đến 5 câu hỏi chủ tài sản cần quyết định, mỗi câu gắn với một mã mặt bằng hoặc một con số.

Quy tắc: chỉ dùng dữ liệu trong bảng. Không đoán lý do thu thiếu hay lý do trống. Không khuyến nghị giữ, bán, tăng hay giảm giá thuê; không nhận định thị trường. Cuối cùng ghi diện tích đang thuê cộng diện tích trống để tôi đối chiếu với tổng diện tích.

Bước 3: so với đáp án

Đây là đáp án biên tập, tính bằng script từ chính bảng trong câu lệnh, dùng để bạn so. Kết quả chạy thật trên ChatGPT ghi ở cuối bước này.

Dòng bất thường:

• M-07: trạng thái Trống nhưng còn ghi tiền thuê 54 triệu và ngày hết hạn 31/08/2026. Đây là số của hợp đồng cũ, không tính vào doanh thu.
• M-03: tiền thuê 96 triệu, đã thu 60 triệu, thiếu 36 triệu.

Bốn chỉ số:

Số đối chiếu: 1.750 m² đang thuê cộng 230 m² trống bằng 1.980 m². Tỷ lệ thu là 765,7 chia 801,7, bằng 95,5%. M-05 chiếm 11,4% diện tích đang thuê và 10,5% doanh thu theo hợp đồng.

Tóm tắt một trang (mẫu), số liệu tháng 9/2026, lập ngày 02/10/2026:

• Lấp đầy 88,4% theo diện tích; trống 230 m² (M-04, M-07).
• Doanh thu theo hợp đồng 801,7 triệu mỗi tháng; thực thu tháng 9 là 765,7 triệu, bằng 95,5%; thiếu 36 triệu ở M-03.
• Trong 90 ngày tới có một hợp đồng hết hạn: M-05, 200 m², 84 triệu mỗi tháng, ngày 15/12/2026.
• Dữ liệu cần sửa: dòng M-07 còn ghi tiền thuê của hợp đồng cũ.

Bốn câu hỏi cần quyết định (bản tóm tắt dừng ở câu hỏi, người có quyền trả lời):

1. M-05 còn 74 ngày: ai đàm phán gia hạn, theo khung điều kiện nào, hạn chót có câu trả lời của khách là ngày nào?
2. M-03 thiếu 36 triệu: áp dụng bước nào theo hợp đồng, ai duyệt nếu khách xin lịch trả riêng?
3. M-04 và M-07 trống 230 m²: giá chào và thời hạn mục tiêu do ai quyết, có cần ngân sách môi giới hoặc sửa chữa không?
4. M-06 hết hạn 15/01/2027, ngày thứ 105, ngoài khung 90 ngày: có đổi khung theo dõi thành 120 ngày không?

Khi chạy thật trên ChatGPT (thử ngày 02/10/2026)

Chúng tôi dán bảng kê và câu lệnh ở Bước 2 vào ChatGPT (trò chuyện tạm thời). Kết quả khớp đáp án:

• Hai dòng bất thường được nêu trước khi tính: M-03 thu thiếu 36 triệu, M-07 trống nhưng còn ghi 54 triệu.
• Bốn chỉ số: 88,4%; 801,7 triệu; 765,7 triệu; 200 m² ở M-05. Mỗi phép cộng được viết ra đủ mười số hạng kèm mã mặt bằng, nên dò lại được bằng mắt.
• Bản tóm tắt gắn mã nguồn vào từng con số, không đoán lý do thu thiếu hay lý do trống.
• Năm câu hỏi cho chủ tài sản đều ở dạng hỏi, không có khuyến nghị giữ, bán hay đổi giá.

Điểm khác với đáp án: AI không nhắc M-06, hợp đồng hết hạn ở ngày thứ 105, ngay ngoài khung 90 ngày. Câu lệnh không yêu cầu việc đó; nếu muốn AI báo cả hợp đồng sát ngưỡng, hãy thêm một dòng vào định nghĩa.

Bước 4: ba lỗi hay gặp

Câu lệnh sửa:

Kiểm lại bảng chỉ số: (1) lập bảng 12 dòng gồm mã, trạng thái, diện tích, tiền thuê được tính, tiền đã thu được tính; dòng Trống ghi 0 ở hai cột tiền; (2) viết từng phép cộng ra đủ số hạng; (3) với mỗi dòng Đang thuê, ghi số ngày từ 02/10/2026 đến ngày hết hạn, chỉ giữ dòng từ 0 đến 90 ngày; (4) tỷ lệ lấp đầy chia theo diện tích, mẫu số 1.980 m².

Tự kiểm bằng bảng tính, không cần AI. Giả sử bảng ở dòng 2 đến 13, cột C diện tích, D trạng thái, F tiền thuê, G đã thu, H ngày hết hạn:

• Lấp đầy: =SUMIF(D2:D13, "Đang thuê", C2:C13) / SUM(C2:C13)
• Doanh thu theo hợp đồng: =SUMIF(D2:D13, "Đang thuê", F2:F13)
• Thực thu: =SUMIF(D2:D13, "Đang thuê", G2:G13)
• Diện tích hết hạn trong 90 ngày: =SUMIFS(C2:C13, D2:D13, "Đang thuê", H2:H13, ">=" & DATE(2026,10,2), H2:H13, "<=" & DATE(2026,12,31))

Tùy máy, dấu ngăn là dấu phẩy hoặc chấm phẩy. Nếu bảng tính ra số khác AI, tin bảng tính trước và tìm dòng lệch. Xem thêm bài hỏi AI sao cho nó báo lỗi dữ liệu trước khi phân tích.

Nếu được hỏi về thời hạn thuê bình quân còn lại

Chỉ số này tiếng Anh viết tắt là WALE. Trang thuật ngữ của Adventures in CRE mô tả đây là thời gian bình quân đến khi các hợp đồng hết hạn, lấy trọng số theo tiền thuê. Đó là trang đào tạo nghề, không phải tiêu chuẩn, nên phải ghi cách tính cạnh con số. Với bảng mẫu, lấy số ngày còn lại của từng hợp đồng chia 365, nhân tiền thuê, cộng lại rồi chia 801,7 triệu, script cho ra 1,16 năm.

Số hóa, tự động hóa theo quy tắc, và phần cần AI

• Số hóa: gom hợp đồng về một bảng kê thống nhất, mỗi mặt bằng một dòng.
• Tự động hóa theo quy tắc: bốn chỉ số là phép cộng có điều kiện. Bốn công thức ở trên, hoặc báo cáo của phần mềm quản lý cho thuê, tính lại mỗi tháng mà không cần AI.
• AI: chỉ ra dòng mâu thuẫn như M-07, viết bản tóm tắt và soạn câu hỏi. Ở quy mô lớn hơn có phần mềm trích dữ liệu từ hợp đồng: theo Prophia công bố (bài tình huống 08/03/2024, thị trường Mỹ), một nhà đầu tư nhỏ ở Seattle chuyển từ bảng Excel tĩnh sang nền tảng của hãng và mở lại được nguyên văn hợp đồng để xác minh dữ kiện. Bài đó không kèm số liệu hiệu quả.

Một người tự làm được bài này với bảng vài chục dòng. Danh mục nhiều tòa nhà thì cần quy trình của nhóm: ai sửa bảng kê, ai khóa số cuối tháng, số thực thu lấy từ đâu.

Dữ liệu không nên đưa vào công cụ AI công khai

• Tên khách thuê, người đại diện, số liên lạc; bản chụp hợp đồng và phụ lục. Bài này chỉ cần bảng kê, tên khách thay bằng mã như KT-01; bảng tra mã giữ ở máy của bạn.
• Giá thuê từng hợp đồng là thông tin thương mại. Kiểm quy định công ty và điều khoản bảo mật trong hợp đồng trước; nếu không được phép, dùng bốn công thức bảng tính ngay trên máy.

Người quyết định cuối: kế toán xác nhận số thực thu; quản lý tài sản chịu trách nhiệm về bảng kê và bản tóm tắt; chủ tài sản trả lời các câu hỏi. AI không quyết định gia hạn, mức giá hay cách xử lý khách chậm trả; điều khoản hợp đồng cần người phụ trách pháp lý xem.

Để đo lại, tháng sau chạy lại với bảng mới: chỉ số nào đổi, câu hỏi nào của tháng trước đã có người trả lời.

Kiểm trước khi gửi chủ tài sản

• Có ghi ngày mốc, tháng báo cáo và bốn định nghĩa?
• Diện tích đang thuê cộng diện tích trống bằng tổng diện tích?
• Dòng Trống còn ghi tiền thuê đã được loại khỏi doanh thu theo hợp đồng?
• Số thực thu khớp với số kế toán đã xác nhận?
• Bản tóm tắt kết thúc bằng câu hỏi, không có khuyến nghị giữ, bán hay đổi giá?

Nguồn & lưu ý

• NAIOP, Commercial Real Estate Terms and Definitions (04/2024): định nghĩa tỷ lệ trống. Charter Hall, Property jargon (19/12/2018). Adventures in CRE, WALE (sửa 05/07/2025). Đều là bảng thuật ngữ nước ngoài, không phải quy định tại Việt Nam.
• Prophia, bài tình huống Business Property Development (08/03/2024): tài liệu nhà cung cấp tự công bố, thị trường Mỹ.
• Đối chiếu ngày 02/10/2026. Bốn định nghĩa là quy ước của bài; chỉ tiêu trong báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và ý kiến kế toán trưởng.
• Tòa nhà, mã mặt bằng, khách thuê và số tiền là giả lập. Đáp án do Tổ Thạo Việc soạn; phần thử thật là một lượt trên ChatGPT ngày 02/10/2026, lần chạy khác có thể cho kết quả khác.