Kế toán và nhân sự nên giao AI những việc soạn nháp, giải thích và kiểm lỗi: viết và giải thích công thức, đối chiếu hai bảng, soạn mô tả công việc, gợi ý câu hỏi phỏng vấn. Không nên giao AI quyết định cuối cùng về số liệu nộp cơ quan thuế, lương của từng người hay việc loại ứng viên. Hai bộ phận này giữ nhiều dữ liệu cá nhân nhất công ty, nên câu hỏi đầu tiên luôn là dữ liệu nào được đưa vào công cụ nào.

Bảng nên và không nên

Bộ phậnNên giao AIKhông nên giao AI
Kế toánViết, giải thích công thức Excel; tìm dòng lệch giữa sao kê và sổ; tóm tắt hóa đơn để đối chiếu; giải thích một điều khoản thông tư bằng lời thườngTự lập số liệu báo cáo thuế; khẳng định văn bản nào còn hiệu lực; tự hạch toán rồi nhập sổ không qua kiểm
Nhân sựSoạn mô tả công việc; gợi ý câu hỏi phỏng vấn theo năng lực; soạn thông báo nội bộ; tóm tắt quy chế cho nhân viên mớiTự chấm điểm, loại CV; đưa bảng lương có tên người vào công cụ cá nhân; soạn quyết định kỷ luật mà không có người đọc lại

Điểm chung của cột trái: đầu ra là bản nháp hoặc gợi ý, người làm vẫn đối chiếu được với nguồn. Cột phải là những việc sai một lần có thể ảnh hưởng đến tiền, nghĩa vụ thuế hoặc quyền lợi của một người cụ thể.

Sơ đồ phân việc kế toán và nhân sự giữa AI và người kiểm
Sơ đồ minh họa; không phải ảnh chụp một công cụ cụ thể.

Kế toán: dùng AI để kiểm, không để thay sổ

Ba việc kế toán hay dùng AI nhất:

  1. Công thức bảng tính. AI viết SUMIFS, XLOOKUP hay giải thích một công thức cũ người khác để lại. Luôn thử trên vài dòng tính tay trước, như cách trong bài Nhờ AI viết công thức Excel.
  2. Đối chiếu. Đưa hai bảng đã bỏ tên khách hàng, nhờ AI liệt kê dòng lệch số tiền, lệch ngày, có ở bảng này mà thiếu ở bảng kia. AI chỉ ra chỗ nghi, kế toán mở chứng từ để kết luận.
  3. Đọc hóa đơn. AI trích số hóa đơn, mã số thuế, tiền trước thuế, thuế suất. Từng số vẫn phải so với bản gốc, xem bài Đọc hóa đơn PDF bằng AI.

Diễn giải thông tư: AI giải thích, văn bản gốc quyết định. AI có ngày cắt kiến thức, tức là không biết văn bản ban hành sau mốc đó nếu không tra web. Ví dụ rõ nhất: Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp, ban hành ngày 27/10/2025, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC và áp dụng từ năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01/2026. Một công cụ AI dùng dữ liệu cũ có thể vẫn trả lời theo Thông tư 200. Hãy dùng mẫu sau:

Yêu cầu có thể sao chép
Giải thích bằng lời thường nội dung điều khoản dưới đây cho một kế toán mới. Tôi dán nguyên văn điều khoản, hãy chỉ dựa vào đoạn này.

Yêu cầu:
1. Tóm tắt trong 5 câu.
2. Nêu một ví dụ giả lập áp dụng.
3. Liệt kê chỗ bạn không chắc hoặc cần tra thêm văn bản khác.
4. Không kết luận văn bản còn hay hết hiệu lực.

Điều khoản: [dán nguyên văn, ghi số văn bản và số điều]

Tự dán nguyên văn từ nguồn chính thức, như Cổng thông tin điện tử Chính phủ hay trang của Bộ Tài chính, thay vì hỏi AI "thông tư nào quy định việc X".

Nhân sự: soạn nháp thì được, chấm người thì cẩn thận

Mô tả công việc (JD) và bộ câu hỏi phỏng vấn là việc hợp với AI: đưa nhiệm vụ thật của vị trí, AI sắp xếp, bổ sung tiêu chí, gợi ý câu hỏi tình huống. Trưởng bộ phận đọc lại xem có yêu cầu nào thừa hoặc có tính phân biệt (tuổi, giới tính, ngoại hình) không liên quan đến công việc.

Việc cần thận trọng là để AI tự chấm hay loại CV. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ 01/01/2026, có riêng Điều 25 về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng, quản lý, sử dụng người lao động. Theo điều này, bên tuyển dụng chỉ được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng, và phải xóa dữ liệu của ứng viên không trúng tuyển trừ khi có thỏa thuận khác. Đưa hàng loạt CV vào một công cụ AI tài khoản cá nhân là chuyển dữ liệu đó sang một bên thứ ba mà ứng viên không biết.

Cách làm an toàn hơn: nhân sự tự đọc CV; AI chỉ giúp soạn tiêu chí đánh giá và câu hỏi phỏng vấn. Nếu công ty muốn dùng AI sàng lọc, cần một công cụ doanh nghiệp đã được duyệt, có thông báo cho ứng viên, và người quyết định cuối vẫn là con người.

Dữ liệu lương: quy tắc tối thiểu

Luật 91/2025/QH15 định nghĩa dữ liệu cá nhân nhạy cảm là dữ liệu gắn liền với quyền riêng tư của cá nhân, khi bị xâm phạm sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp. Bảng lương, hồ sơ sức khỏe, số tài khoản nhân viên nên được xử lý theo hướng đó.

  1. Không đưa bảng lương có họ tên, mã nhân viên vào công cụ AI tài khoản cá nhân.
  2. Cần AI kiểm công thức tính lương: thay tên bằng mã giả, đổi số liệu thành số mẫu, chỉ giữ cấu trúc cột.
  3. Nếu công ty có công cụ AI doanh nghiệp (dữ liệu không dùng để huấn luyện, có quản trị), vẫn giới hạn người được dùng với dữ liệu lương.
  4. Ghi lại ai đã đưa dữ liệu gì vào công cụ nào, ngày nào.

Danh sách kiểm đầy đủ hơn nằm trong bài Trước khi đưa tài liệu công ty vào AI.

Ví dụ giả lập: một công ty 30 người muốn kiểm lại công thức tính thuế thu nhập cá nhân trong bảng lương. Kế toán tạo bản sao chỉ có 5 dòng số mẫu, xóa cột tên, nhờ AI giải thích từng công thức và tìm ô tham chiếu sai. Kết quả được so với cách tính tay trên chính 5 dòng đó trước khi sửa bảng thật.

Hỏi đáp

AI có thay được phần mềm kế toán không?

Không. Phần mềm kế toán giữ sổ, chứng từ và lập báo cáo theo chế độ kế toán; AI chat là công cụ soạn và giải thích. Một số phần mềm kế toán có tích hợp AI, khi đó vẫn kiểm đầu ra như với mọi bản nháp.

Hỏi AI về luật lao động, thuế có tin được không?

Dùng để hiểu ý chính và biết cần tra điều nào. Số liệu, mốc hiệu lực và kết luận áp dụng phải lấy từ văn bản gốc hoặc hỏi người có chuyên môn.

Dùng AI viết JD có cần ghi là do AI viết không?

Bài này chưa tra quy định riêng về việc ghi nhãn nội dung AI trong tin tuyển dụng; nếu công ty có chính sách nội bộ về việc này, làm theo chính sách đó. Dù ghi hay không, người đăng tin vẫn chịu trách nhiệm nội dung đúng với công việc thật và không có yêu cầu phân biệt đối xử.

Giới hạn của bài này

  • Bài nêu ý chính của Luật 91/2025/QH15 và Thông tư 99/2025/TT-BTC; không thay tư vấn pháp lý, người đọc cần tra toàn văn.
  • Chưa tra hết các nghị định hướng dẫn Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân; doanh nghiệp nên kiểm thêm khi xây quy trình tuyển dụng.
  • Chưa thử các mẫu câu lệnh với số liệu kế toán thật.

Nguồn & lưu ý