Khách nhắn "đổi giúp chị sang tuần sau, giá như cũ nhé" là lúc dễ hứa sai nhất. Một câu "dạ được ạ" có thể kéo theo phí đổi, giá mùa cao điểm và một khách sạn chưa chắc còn phòng. Bài này dùng AI đọc lại điều kiện đã chốt rồi soạn câu trả lời. Phần quyết định vẫn là của người điều hành.

Bài này đi tiếp từ Công ty du lịch dùng AI hỗ trợ khách ra sao?, đi sâu vào một tình huống cụ thể: khách xin đổi ngày hoặc thêm người.

Bước 1: gom đúng những gì đã chốt

Chỉ đưa vào AI những gì có trong hợp đồng hoặc xác nhận đã gửi khách:

  1. Điều kiện đổi ngày, thêm khách, giá theo mùa, đúng chữ trong hợp đồng.
  2. Số tiền đã thu và còn lại.
  3. Tin nhắn khách, kèm ngày nhận.
  4. Tình trạng nhà cung cấp: khách sạn, xe đã trả lời chưa.

Bỏ tên, số điện thoại và số giấy tờ của khách trước khi dán, theo bài ẩn danh dữ liệu đặt phòng, tour. Dữ liệu giả lập dùng khi thử:

Tour Đà Lạt 3 ngày 2 đêm, 4 người lớn, đi 12/12 về 14/12. 4 x 3.200.000 = 12.800.000, đã cọc 6.400.000.
Đổi ngày: báo trước từ 15 ngày trở lên và còn chỗ thì không mất phí đổi. Báo trước 7 đến 14 ngày: phí đổi 500.000 đồng/khách. Báo trước dưới 7 ngày: áp dụng điều kiện hủy.
Ngày đi mới rơi vào 23/12 đến 2/1 tính giá cao điểm, cao hơn 20% so với giá gốc.
Thêm khách: theo giá của ngày đi mới, cần khách sạn xác nhận còn phòng.
Tin khách ngày 30/11: "Nhà mình muốn đổi sang đi 24/12 về 26/12, và thêm em gái nữa là 5 người. Bên em làm giúp, giá như cũ nhé."
Khách sạn chưa trả lời còn phòng 24 đến 26/12. Chưa hỏi xe cho 5 người kèm hành lý.

Bước 2: nhờ AI đọc điều kiện và lập bảng

Điều kiện đã chốt và tin khách thành bảng chi phí chờ xác nhận, danh sách không hứa và tin nhắn nháp
Sơ đồ minh họa của AI Thạo Việc.
Yêu cầu có thể sao chép
Điều kiện đã chốt trong hợp đồng, số tiền đã thu, tin nhắn khách và tình trạng nhà cung cấp: [dán]. Chỉ dùng thông tin này, không thêm quy định.
Hãy làm:
1. Xác định yêu cầu đổi thuộc mức nào. Ghi rõ cách tính số ngày báo trước (tính từ ngày nào đến ngày nào). Nếu điều kiện có thể hiểu theo hơn một cách, nêu đủ các cách và mức phí của từng cách, không tự chọn.
2. Bảng chi phí DỰ KIẾN: từng dòng, công thức, dòng nào phải chờ xác nhận.
3. Danh sách điều KHÔNG được hứa với khách lúc này.
4. Câu hỏi gửi điều hành và nhà cung cấp trước khi báo giá.
5. Tin nhắn nháp cho khách: lịch sự, không nêu tổng tiền mới, không khẳng định mức phí khi điều hành chưa xác nhận cách tính.

Câu "nếu có thể hiểu theo hơn một cách, nêu đủ các cách" được thêm sau lần chạy đầu. Câu lệnh trong khung là bản đã sửa và đã chạy lại.

Kết quả khi chạy thử

Tổ Thạo Việc chạy hai lần ngày 01/10/2026 trên ChatGPT web, trò chuyện tạm thời, mức Medium. Lần đầu dùng bản câu lệnh chưa có câu "nêu đủ các cách".

  • Phép tính đúng ở cả hai lần: giá cao điểm 3.200.000 x 120% = 3.840.000/người; 4 khách cũ 15.360.000; khách thứ 5 là 3.840.000; tổng 19.200.000; tiền đã cọc 6.400.000. Xe cho 5 người để "chưa xác định".
  • Danh sách không hứa đủ ý: không hứa giá như cũ, không xác nhận chắc chắn đổi được ngày, không xác nhận thêm người, không hứa xe hiện tại đủ chỗ, không báo tổng tiền cuối.
  • Câu hỏi nhà cung cấp rõ: phòng 24 đến 26/12 cho 5 người, chuyển đặt phòng cũ được không, xe 7 chỗ có đủ cho 5 người kèm hành lý không, xe thay thế giá bao nhiêu.
  • Cả hai tin nhắn nói rõ "giá như cũ" không áp dụng vì ngày mới rơi vào mùa cao điểm, và không nêu tổng tiền.

Chỗ AI tự chọn thay người điều hành: điều kiện mẫu cố ý không nói "báo trước so với ngày nào". Nhiều hợp đồng thật cũng thiếu chữ này.

  • Lần 1: AI tính từ 30/11 đến ngày đi mới 24/12, được 24 ngày, nên kết luận "không mất phí đổi". Tin nhắn nháp còn viết với khách là "thuộc mức không mất phí đổi ngày". Đó là một lời hứa dựa trên cách hiểu mà điều hành chưa xác nhận.
  • Lần 2 (câu lệnh đã sửa): AI tính đến ngày đi đã chốt 12/12, ra 12 hoặc 13 ngày tùy cách đếm, nên mức phí là 500.000/khách. AI vẫn không nhắc cách tính theo ngày đi mới. Bù lại, AI tự chỉ ra một chỗ mập mờ khác: phí tính cho 4 khách đang đổi (2.000.000) hay cho cả 5 khách (2.500.000). Tin nhắn nháp lần này không nêu mức phí, chỉ nói đang kiểm với điều hành.

Hai lần chạy cùng dữ liệu cho hai kết luận khác nhau về phí. Vì vậy phần quyết định phải do người nắm hợp đồng làm, không phải AI.

Bước 3: kiểm và gửi

  1. Đọc lại điều kiện gốc và tự tính số ngày báo trước. Nếu hợp đồng không ghi mốc, hỏi người phụ trách hợp đồng, rồi sửa mẫu hợp đồng cho lần sau.
  2. Tính lại bảng chi phí trên bảng tính riêng. Không chép số của AI.
  3. Gạch mọi câu có tính cam kết trong tin nhắn nháp: "được", "không mất phí", "giữ giá". Thay bằng "em đang kiểm và sẽ báo lại".
  4. Gửi khách khi đã rõ cách tính phí. Gửi tổng tiền khi khách sạn và xe đã trả lời.
  5. Ghi phiên bản báo giá mới theo bài kiểm và quản lý phiên bản báo giá.

Tự kiểm

  • Cách tính số ngày báo trước đã được người điều hành chốt, không phải do AI chọn?
  • Mọi dòng chi phí phụ thuộc nhà cung cấp đều ghi "chờ xác nhận"?
  • Tin nhắn không còn câu nào hứa giá, phí hay chỗ?
  • Người đã cọc được báo đúng số tiền đã trả?

Đi tiếp

Khi thay đổi đến từ phía nhà cung cấp hoặc thời tiết chứ không phải từ khách, làm theo bài 2: lập phương án khi thời tiết hoặc nhà cung cấp thay đổi.

Nguồn & lưu ý

  • Luật Du lịch số 09/2017/QH14: doanh nghiệp lữ hành cung cấp dịch vụ theo hợp đồng đã ký với khách. Đối chiếu 01/10/2026; kiểm văn bản hiện hành. Bài không phải tư vấn pháp lý.
  • Điều kiện hợp đồng và tin nhắn là giả lập; câu lệnh đã chạy thử hai lần trên ChatGPT. Không có quan hệ thương mại với các nguồn trên.