Báo giá gửi đi rồi thì khách giữ con số đó. Sửa sau khó hơn kiểm trước nhiều lần. Bài này dùng AI làm người đọc lại thứ hai: tính lại, soát hạn, rồi giữ lịch sử khi khách đổi ý. Người duyệt vẫn là người của công ty.

Đây là bài 3 trong chuỗi. Báo giá nháp lấy từ bài 2: bảng chi phí theo số khách.

Bước 1: đưa cho AI đủ ba thứ

  1. Báo giá nháp đúng như sắp gửi, kể cả các dòng tổng.
  2. Hạn giá của từng nhà cung cấp.
  3. Tin nhắn mới nhất của khách và tình trạng xác nhận phòng, dịch vụ.

Báo giá giả lập dùng khi thử, có cài sẵn hai lỗi:

Phương án 3 người lớn, Hội An 5/12 đến 7/12:
Khách sạn 2 phòng x 2 đêm x 1.200.000 = 4.800.000
Xe sân bay 2 chiều x 450.000 = 900.000
Đèn lồng 3 x 150.000 = 450.000
Ăn tối 3 người x 2 bữa x 250.000 = 1.500.000
Hướng dẫn viên 1 buổi = 600.000
Tổng chi phí: 7.950.000
Phí dịch vụ 15%: 1.192.500
Tổng báo giá: 9.342.500
Hiệu lực báo giá: đến 10/12.
Giá nhà cung cấp chỉ còn hiệu lực đến 30/11.
Tin khách 18/11: "Bé 8 tuổi sẽ đi cùng, và nhà mình muốn ở thêm 1 đêm, về ngày 8/12."
Khách sạn chưa xác nhận còn phòng đêm 7/12.

Bước 2: nhờ AI kiểm và chuẩn bị phiên bản mới

Báo giá v1 qua kiểm số học và hạn, danh sách thay đổi, lịch sử phiên bản, tin nhắn khách
Sơ đồ minh họa của AI Thạo Việc.
Yêu cầu có thể sao chép
Kiểm báo giá NHÁP trước khi gửi khách: [dán báo giá, hạn giá nhà cung cấp, tin nhắn khách, tình trạng xác nhận].
Hãy làm:
1. Danh sách kiểm báo giá: tính lại từng dòng và các tổng, chỉ ra mọi chỗ sai (số học, ngày hiệu lực, điều kiện).
2. Danh sách thay đổi cần làm cho bản mới theo tin nhắn khách, dòng nào cần nhà cung cấp xác nhận trước khi tính.
3. Bảng lịch sử phiên bản: phiên bản, ngày, người sửa, nội dung thay đổi, người duyệt, trạng thái gửi.
4. Tin nhắn nháp trả lời khách, không nêu tổng tiền mới khi chưa có xác nhận phòng.

Kết quả khi chạy thử

Tổ Thạo Việc chạy ngày 01/10/2026 trên ChatGPT web, trò chuyện tạm thời, mức Medium.

  • Bắt được lỗi cộng: năm dòng đều đúng, nhưng tổng chi phí phải là 8.250.000, không phải 7.950.000 (thiếu 300.000); phí 15% đúng là 1.237.500; tổng báo giá đúng là 9.487.500. Biên tập tính lại: khớp.
  • Bắt được lỗi hạn: hạn báo giá 10/12 vượt hạn giá nhà cung cấp 30/11. AI hiểu 30/11 là hạn phải xác nhận đặt theo giá hiện tại; đây là cách hiểu của AI, cần hỏi nhà cung cấp cho chắc.
  • Danh sách thay đổi: tách dòng cập nhật được ngay (số khách, ngày) và dòng phải chờ (đêm 7/12, giá trẻ 8 tuổi cho phòng, đèn lồng, ăn tối; xe có đủ chỗ cho 4 khách và hành lý không). AI nhắc riêng: không lấy 2 phòng nhân 3 đêm nhân 1.200.000 rồi gửi khi chưa biết còn phòng.
  • Lịch sử phiên bản: v1 "chưa nên gửi, có lỗi"; v2 nháp "chờ nhà cung cấp"; v2 duyệt "chưa phát hành". Ngày, người sửa, người duyệt để trống để công ty điền.
  • Tin nhắn khách: xác nhận đã ghi thêm bé và đêm mới, đang kiểm phòng và điều kiện cho bé, sẽ gửi phương án cập nhật. Không nêu tổng tiền.

AI bỏ sót: ngày về đổi sang 8/12 thì xe tiễn sân bay cũng đổi ngày và cần giờ bay về mới; có thêm một tối ở lại thì có thêm bữa tối 7/12 hay không cũng phải hỏi khách.

Bước 3: quy tắc gửi và lưu phiên bản

  1. Mỗi lần sửa là một phiên bản mới, đặt tên rõ: "Hội An 5-8/12 v2". Không sửa đè bản đã gửi khách.
  2. Ghi người duyệt trước khi gửi. Người lập không tự duyệt bản của mình.
  3. Tính lại độc lập: người duyệt dùng bảng tính riêng, không chép số của người lập hay của AI.
  4. Lưu bản đã gửi ở nơi cả nhóm xem được, kèm ngày giờ gửi và kênh gửi. Nếu dùng Google Sheets hoặc Docs, phần lịch sử phiên bản giúp xem lại ai đổi gì.
  5. Chỉ gửi tổng tiền mới khi mọi dòng phụ thuộc đã được xác nhận.

Tự kiểm

  • Tổng đã được người khác tính lại và khớp?
  • Hạn báo giá không vượt hạn giá nào của nhà cung cấp?
  • Mọi thay đổi khách yêu cầu kéo theo những dòng nào (xe, bữa ăn, đêm) đã được rà?
  • Bản cũ còn nguyên, bản mới có tên và người duyệt?
  • Tin nhắn khách không hứa phòng hay giá khi chưa xác nhận?

Đi tiếp

Khi khách chốt và nhà cung cấp xác nhận, chuyển sang lập phiếu điều hành tour từ lịch trình đã chốt.

Nguồn & lưu ý