Tin nhắn mua hàng ở công trường thường rất ngắn: "hết keo, lấy 10 bao", "gạch trắng thiếu 12 m2". Người mua phải tự đoán mã nào, đơn vị nào, cộng hao hụt bao nhiêu, giá nào đã được chủ nhà duyệt. Đoán sai thì mua nhầm lô màu, mua thiếu phải chạy lại, hoặc trả giá cao hơn giá đã báo khách. Bài này dùng một bảng vật tư đã duyệt làm gốc, nhờ AI chuyển yêu cầu thành phiếu đúng mã và so báo giá từng dòng. Giá, tỷ lệ hao hụt và nhà cung cấp do người phụ trách chốt.
Ai làm gì
| Vai | Việc |
|---|---|
| Tổ trưởng | Gửi yêu cầu kèm vị trí, diện tích hoặc số lượng, ngày cần |
| Người mua hàng | Lập phiếu, xin báo giá, so với giá duyệt, đặt hàng |
| Chỉ huy hoặc chủ đội | Chốt tỷ lệ hao hụt, duyệt vật tư ngoài danh mục, duyệt giá vượt |
| Chủ nhà | Duyệt lại nếu giá vượt giá đã báo hoặc đổi mã |
| Thủ kho, giám sát | Nhận hàng, đối chiếu phiếu giao với đơn đặt |
Bước 1: bảng vật tư đã duyệt là gốc
Mỗi dòng có: mã nội bộ, tên và quy cách, đơn vị mua, quy đổi (ví dụ 1 hộp bằng bao nhiêu m2), giá đã duyệt, ngày hiệu lực của giá. Không có bảng này thì AI cũng không biết "gạch xám như cũ" là mã nào, và sẽ đoán.
Bảng giá đổi thì giữ bản cũ, tạo bản mới có ngày, theo cách trong bài giá vật liệu đổi sau khi đã báo khách.
Bước 2: nhờ AI lập phiếu và so báo giá
Dữ liệu GIẢ LẬP. Bảng vật tư đã duyệt của công trình (giá chủ nhà đã duyệt, hiệu lực đến 31/10/2026): | Mã | Tên, quy cách | Đơn vị mua | Quy đổi | Giá duyệt | | G6060-XM | Gạch 60x60 men mờ xám | hộp | 1 hộp = 4 viên = 1,44 m2 | 285.000 đ/hộp | | G3060-TR | Gạch ốp 30x60 trắng | hộp | 1 hộp = 8 viên = 1,44 m2 | 240.000 đ/hộp | | KD-25 | Keo dán gạch C1 | bao 25 kg | | 165.000 đ/bao | | CT-2TP | Chống thấm 2 thành phần | bộ 20 kg | | 1.250.000 đ/bộ | Yêu cầu từ công trình (tin Zalo tổ trưởng, 26/09): - "Sàn WC tầng 2 còn khoảng 6 m2, lấy gạch xám như cũ, cộng hao hụt." - "Hết keo, lấy 10 bao." - "Gạch ốp bếp còn thiếu 12 m2, loại trắng." - "Cần thêm 1 thùng sơn lót ngoại thất." - Cần có hàng trước 30/09. Báo giá nhà cung cấp X (27/09): G6060-XM 295.000 đ/hộp; G3060-TR 240.000 đ/hộp; KD-25 160.000 đ/bao; giao 02/10; giá có hiệu lực 3 ngày. Hãy: 1. Lập phiếu đề nghị mua: mã, tên, số lượng theo đơn vị mua (làm tròn lên hộp, bao), cách tính, ngày cần, người đề nghị. 2. Hao hụt: nếu tin không nêu tỷ lệ thì KHÔNG tự chọn, ghi "chờ tổ trưởng chốt tỷ lệ" và tính thêm một phương án ví dụ 5% để người duyệt xem. 3. Đánh dấu dòng không có trong bảng đã duyệt. 4. So báo giá X với giá duyệt từng dòng: chênh lệch mỗi đơn vị và thành tiền; dòng nào vượt giá duyệt cần ai duyệt lại. 5. Kiểm ngày giao so với ngày cần. Không tự tìm giá thị trường. Không tự chọn nhà cung cấp.
Có thể dán bảng thẳng vào khung chat hoặc tải tệp Excel, CSV. Trang trợ giúp của OpenAI về phân tích dữ liệu với ChatGPT khuyên xem lại cách tính trước khi tin kết quả; bước 3 làm đúng việc đó.
Bước 3: so với đáp án tính độc lập
Đáp án tính bằng một chương trình nhỏ, không qua AI. Câu chữ AI trả về sẽ khác; con số phải khớp.
Phiếu đề nghị mua
| Mã | Yêu cầu | Cách tính | Chưa cộng hao hụt | Ví dụ hao hụt 5% |
|---|---|---|---|---|
| G6060-XM | 6 m2 sàn WC tầng 2 | 6 chia 1,44 bằng 4,17 | 5 hộp | 6,3 m2, 4,38 hộp, vẫn 5 hộp |
| G3060-TR | 12 m2 ốp bếp | 12 chia 1,44 bằng 8,33 | 9 hộp | 12,6 m2, 8,75 hộp, vẫn 9 hộp |
| KD-25 | 10 bao | theo yêu cầu | 10 bao | không áp dụng |
| (không có mã) | 1 thùng sơn lót ngoại thất | ngoài danh mục, cần duyệt |
Ngày cần: trước 30/09. Người đề nghị: tổ trưởng, tin 26/09. Tỷ lệ hao hụt: chờ tổ trưởng chốt. Nếu chốt 10% thì gạch ốp thành 13,2 m2, 9,17 hộp, 10 hộp; gạch sàn vẫn 5 hộp. Vì vậy tỷ lệ hao hụt phải chốt trước khi đặt, không để mặc định.
So báo giá X với giá duyệt (theo phương án chưa cộng hao hụt)
| Mã | Giá duyệt | Giá X | Chênh mỗi đơn vị | Số lượng | Chênh thành tiền | Cần làm |
|---|---|---|---|---|---|---|
| G6060-XM | 285.000 | 295.000 | +10.000 | 5 hộp | +50.000 | Vượt giá duyệt: chủ đội duyệt, báo chủ nhà nếu tính vào giá khách |
| G3060-TR | 240.000 | 240.000 | 0 | 9 hộp | 0 | |
| KD-25 | 165.000 | 160.000 | −5.000 | 10 bao | −50.000 | Thấp hơn giá duyệt |
Tổng theo giá X và tổng theo giá duyệt đều là 5.235.000đ. Đây là cái bẫy: nhìn tổng thì không thấy gì, nhưng một dòng đã vượt giá duyệt. Luôn so từng dòng.
Ngày giao: X giao 02/10, ngày cần trước 30/09, trễ. Hỏi X có giao sớm được không, hoặc báo chỉ huy để xếp lại việc ốp lát theo bài điều phối thầu phụ. Giá X chỉ có hiệu lực 3 ngày từ 27/09: quyết trước khi hết hạn.
Lỗi hay gặp khi AI làm việc này, cần dò:
- Làm tròn 4,17 hộp thành 4 hộp. Mua theo hộp nguyên thì phải làm tròn lên.
- Tự cộng 10% hao hụt "theo kinh nghiệm" dù câu lệnh đã cấm.
- Gán sơn lót vào một mã có sẵn, hoặc tự điền giá sơn từ hiểu biết chung.
- Chỉ so tổng tiền rồi kết luận "báo giá X bằng giá duyệt, đạt".
Bước 4: đặt hàng và nhận hàng
- Chỉ huy chốt hao hụt, duyệt dòng ngoài danh mục; dòng vượt giá duyệt có người duyệt ghi tên và ngày.
- Đặt hàng ghi đúng mã, quy cách, số lượng, đơn vị, ngày giao, nơi giao. Với gạch, xin cùng một lô sản xuất cho cả đợt và ghi số lô trên phiếu giao: hai lô khác nhau có thể lệch màu.
- Khi hàng về, thủ kho hoặc giám sát đếm thực tế, đối chiếu với đơn đặt và phiếu giao trước khi ký nhận. Hàng thiếu, sai mã, vỡ ghi ngay vào biên bản kèm ảnh. AI không đếm thay được từ ảnh.
- Lưu phiếu đề nghị, báo giá, đơn đặt, phiếu giao cùng một mã công trình: đó là chứng từ cho hồ sơ thanh toán sau này.
Tự kiểm
- Mỗi dòng phiếu có mã trong bảng đã duyệt, hoặc được đánh dấu ngoài danh mục?
- Số hộp đã làm tròn lên, có cách tính để người khác tính lại?
- Tỷ lệ hao hụt do người chốt, không do AI chọn?
- Đã so từng dòng giá, không chỉ so tổng?
- Ngày giao đã so với ngày cần, hạn hiệu lực báo giá đã ghi?
Nguồn & lưu ý
- OpenAI Help Center: Data analysis with ChatGPT, đọc ngày 02/10/2026.
- Bảng vật tư, giá, báo giá và đáp án là ví dụ biên tập, tính bằng chương trình; chưa chạy câu lệnh trên công cụ. Không dùng giá trong bài làm giá tham khảo.
- Quy cách, quy đổi đóng gói và hướng dẫn thi công lấy theo bao bì, tài liệu nhà sản xuất của đúng mã hàng.
