Cuối tuần, chủ shop thường có hai thứ: bảng đơn tự ghi và số tiền thật sự về tài khoản. Hai thứ này hiếm khi khớp ngay. AI giúp được ở chỗ tính lại từng dòng và chỉ ra dòng lệch nhanh hơn dò tay; nó không biết vì sao lệch, và nó cũng có thể tính sai. Bài này dùng một bảng 12 dòng giả lập có cài sẵn bốn lỗi hay gặp, câu lệnh để AI tính lại, đáp án tính độc lập để so, và công thức bảng tính để tự kiểm.
Nếu bạn chưa rõ "tiền nhận về" khác "phần đóng góp" thế nào, đọc trước bài một đơn hàng phải trừ những khoản nào.
Chuẩn bị
| Cần có | Ghi chú |
|---|---|
| ChatGPT, Gemini hoặc Claude | Bản miễn phí đủ cho bảng vài chục dòng; tệp lớn có thể chạm giới hạn lượt |
| Máy tính, hoặc điện thoại có bảng tính | Máy tính dễ dán và đọc bảng hơn |
| Bảng đơn tuần | Xuất từ phần mềm bán hàng hoặc tự ghi; mỗi dòng một đơn |
| Tiền thực nhận từng đơn | Lấy từ báo cáo đối soát của sàn, đơn vị giao hàng, sao kê |
| Bảng giá vốn | Giá nhập một đơn vị của từng sản phẩm |
Không đưa vào AI: tên khách, số điện thoại, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng. Bảng chỉ cần mã đơn của bạn.
Bước 1: bảng giả lập để tập
Chép nguyên khối dưới đây. Đây là dữ liệu giả lập của một shop phụ kiện điện thoại, tuần 21 đến 27/09, tiền tính bằng đồng. Phí sàn là số shop tự ghi; tiền thực nhận là số trên báo cáo đối soát.
Ma_don, Kenh, San_pham, SL, Don_gia, Giam_shop, Voucher_phan_shop, Phi_san, Ship_shop_chiu, Trang_thai, Thuc_nhan
D01, San, Op lung trong, 1, 120000, 0, 0, 15600, 8000, Giao thanh cong, 96400
D02, San, Cap sac 1m, 2, 110000, 20000, 0, 26000, 8000, Giao thanh cong, 163400
D03, San, Cuong luc, 1, 90000, 0, 8000, , 8000, Giao thanh cong, 62300
D04, Quay, Op lung trong, 1, 120000, 0, 0, 0, 0, Da thanh toan, 120000
D05, Facebook, Cap sac 1m, 1, 110000, 0, 0, 0, 25000, Giao thanh cong, 85000
D06, San, Op lung trong, 2, 120000, 24000, 0, 28080, 8000, Giao thanh cong, 179920
D07, San, Cap sac 1m, 1, 110000, 0, 0, 14300, 8000, Hoan hang, -22000
D08, Quay, Cuong luc, 2, 90000, 0, 0, 0, 0, Da thanh toan, 180000
D09, San, Cuong luc, 1, 90000, 10000, 0, 10400, 8000, Giao thanh cong, 61600
D09, San, Cuong luc, 1, 90000, 10000, 0, 10400, 8000, Giao thanh cong, 61600
D10, Facebook, Op lung trong, 1, 120000, 0, 0, 0, 25000, Dang doi soat,
D11, San, Cap sac 1m, 1, 110000, 0, 0, 14300, 8000, Giao thanh cong, 87700
Gia_von: Op lung trong 38000; Cap sac 1m 45000; Cuong luc 22000
Dong_goi: 2000 moi don giao di (San, Facebook); 0 voi don tai Quay
Hang hoan: ve nguyen ven, nhap lai khoViết không dấu trong bảng giúp tránh lỗi mã chữ khi dán qua lại giữa các ứng dụng; bảng thật của bạn để tiếng Việt có dấu cũng được. Khi dán vào bảng tính, dùng chức năng tách văn bản thành cột theo dấu phẩy.
Bước 2: câu lệnh
Mở một cuộc trò chuyện mới, dán bảng ở trên, rồi dán câu lệnh:
Đây là bảng đơn hàng một tuần của cửa hàng (dữ liệu ở trên). Hãy làm theo thứ tự, không bỏ bước: 1. Kiểm dữ liệu trước khi tính: liệt kê dòng trùng mã đơn, ô trống, trạng thái chưa xong. Với dòng trùng, giữ một dòng. 2. Với mỗi đơn, tính Du_kien_nhan = SL × Don_gia − Giam_shop − Voucher_phan_shop − Phi_san − Ship_shop_chiu. - Đơn "Hoan hang": Du_kien_nhan = 0. - Ô Phi_san trống: không tự điền; ghi "thiếu phí" và tính phí suy ra = SL × Don_gia − Giam_shop − Voucher_phan_shop − Ship_shop_chiu − Thuc_nhan. 3. Tính Chenh_lech = Thuc_nhan − Du_kien_nhan. Đơn chưa có Thuc_nhan: ghi "chưa về", không tính. 4. Tính Dong_gop = Thuc_nhan − Gia_von × SL − Dong_goi. Đơn hoàn: Dong_gop = Thuc_nhan − Dong_goi (hàng về kho). 5. Cho tôi bảng kết quả và ba tổng: doanh thu theo giá bán của đơn không hoàn; tổng tiền đã nhận (không tính đơn chưa về); tổng Dong_gop. 6. Liệt kê các dòng cần tôi kiểm lại, mỗi dòng một câu, KHÔNG đoán lý do chênh lệch. Ghi rõ phép tính cho từng tổng.
Hai điểm trong câu lệnh giúp AI ít sai: bắt kiểm dữ liệu trước khi tính, và cấm đoán lý do chênh lệch.
Bước 3: so với đáp án
Đáp án dưới đây tính bằng một chương trình nhỏ, độc lập với AI. Câu chữ AI trả về sẽ khác, nhưng số phải khớp.
| Mã | Kênh | Dự kiến nhận | Thực nhận | Chênh | Đóng góp | Cần kiểm |
|---|---|---|---|---|---|---|
| D01 | Sàn | 96.400 | 96.400 | 0 | 56.400 | |
| D02 | Sàn | 166.000 | 163.400 | −2.600 | 71.400 | Khoản trừ chưa rõ |
| D03 | Sàn | thiếu phí | 62.300 | 38.300 | Phí sàn suy ra 11.700 chưa ghi | |
| D04 | Quầy | 120.000 | 120.000 | 0 | 82.000 | |
| D05 | 85.000 | 85.000 | 0 | 38.000 | ||
| D06 | Sàn | 179.920 | 179.920 | 0 | 101.920 | |
| D07 | Sàn | 0 | −22.000 | −22.000 | −24.000 | Phí hoàn bị bỏ sót |
| D08 | Quầy | 180.000 | 180.000 | 0 | 136.000 | |
| D09 | Sàn | 61.600 | 61.600 | 0 | 37.600 | Dòng trùng đã bỏ |
| D10 | 95.000 | chưa về | Tiền thu hộ chưa về | |||
| D11 | Sàn | 87.700 | 87.700 | 0 | 40.700 |
Ba tổng kiểm:
| Tổng | Đáp án | Nếu sai thường do |
|---|---|---|
| Doanh thu theo giá bán, 10 đơn không hoàn | 1.400.000 | Cộng cả dòng trùng (1.490.000) hoặc cả đơn hoàn (1.510.000) |
| Tiền đã nhận | 1.014.320 | Cộng dòng trùng (1.075.920) hoặc coi D10 đã về (1.109.320) |
| Tổng phần đóng góp | 578.320 | Quên trừ giá vốn hoặc quên đơn hoàn âm |
Bước 4: tự kiểm bằng bảng tính
Không tin hẳn AI, cũng không cần tin hẳn đáp án ở trên. Dán bảng vào Google Trang tính hoặc Excel (dữ liệu bắt đầu từ dòng 2, cột A đến K), thêm các cột:
Cột L (Du_kien):
=IF(J2="Hoan hang"; 0; IF(H2=""; "thieu phi"; D2*E2 - F2 - G2 - H2 - I2))
Cột M (Chenh):
=IF(OR(K2=""; NOT(ISNUMBER(L2))); ""; K2 - L2)
Cột N (Trung):
=COUNTIF($A$2:$A$13; A2)- Cột N ra 2 ở hai dòng D09: xóa một dòng.
- Tổng tiền đã nhận:
=SUM(K2:K12)sau khi xóa dòng trùng (ô trống của D10 không được cộng). - Dấu ngăn tham số có thể là dấu phẩy, tùy cài đặt ngôn ngữ của bảng tính.
Ba tổng của bảng tính khớp đáp án và khớp AI thì bạn mới dùng bảng kết quả của AI.
Bước 5: biến danh sách kiểm thành việc
| Dòng | Việc cần làm | Ai làm |
|---|---|---|
| D02, chênh −2.600 | Mở chi tiết đối soát đơn D02, xem khoản trừ thêm là gì; không rõ thì hỏi sàn | Người giữ sổ |
| D03, thiếu phí | Ghi phí 11.700 vào sổ; kiểm cách sàn tính có đúng với ngành hàng không | Người giữ sổ |
| D07, phí hoàn −22.000 | Thêm dòng chi phí hoàn vào sổ; cộng vào tỷ lệ hoàn khi tính bình quân | Chủ shop |
| D10, chưa về | Hẹn ngày kiểm lại với đơn vị giao hàng; không tính vào tiền đã nhận | Người giữ sổ |
| D09, trùng | Xem vì sao nhập hai lần (dán trùng, xuất trùng); sửa cách ghi | Người nhập |
AI chỉ đến được cột "Dòng". Hai cột sau là việc của người.
Áp dụng cho bảng thật của bạn
- Lấy bảng đơn một tuần, giữ đúng các cột như mẫu; đổi tên cột cho khớp nếu cần, nhưng sửa câu lệnh theo.
- Gắn thêm cột Thuc_nhan từ báo cáo đối soát. Đây thường là phần tốn công nhất; làm vài tuần đầu bằng tay để biết báo cáo của sàn ghi gì.
- Chạy câu lệnh, so ba tổng với bảng tính.
- Lưu câu lệnh và công thức lại; tuần sau chỉ thay dữ liệu.
Khi bảng đơn đã sạch, bạn mới có số đáng tin để xét các gợi ý giảm giá, xem bài AI gợi ý giảm giá: kiểm đủ sáu con số trước khi đồng ý.
Dấu hiệu AI đang tính sai
- Ba tổng không khớp bảng tính.
- AI tự điền phí sàn vào ô trống bằng một tỷ lệ "thường gặp".
- AI giải thích chênh lệch bằng lý do nghe hợp lý ("có thể do phí dịch vụ") mà bảng không có căn cứ.
- AI lặng lẽ bỏ đơn hoàn hoặc đơn chưa về khỏi bảng.
Gặp một trong bốn dấu hiệu, chỉ ra cụ thể dòng sai và yêu cầu tính lại; sai lần hai thì dùng bảng tính. Cách hỏi để AI báo lỗi dữ liệu trước khi phân tích có trong bài hỏi AI về bảng dữ liệu sao cho nó báo lỗi trước.
Hỏi đáp
Tải thẳng tệp đối soát của sàn lên AI được không?
Được nếu tệp chỉ có mã đơn và số tiền. Tệp đối soát thường kèm tên, địa chỉ người mua: xóa các cột đó trước khi tải lên.
Bao lâu nên làm một lần?
Mỗi tuần một lần với shop có vài chục đơn mỗi ngày; mỗi tháng một lần nếu ít đơn. Đều đặn quan trọng hơn chi tiết.
Giới hạn của bài này
- Dữ liệu, tên phí và đáp án là giả lập; chưa chạy câu lệnh trên công cụ.
- Báo cáo đối soát thật của mỗi sàn có cột và cách tính riêng.
- Bài không giải thích nguyên nhân chênh lệch và không thay kế toán.
Nguồn & lưu ý
- OpenAI Help Center: Data analysis with ChatGPT
- Đối chiếu ngày 02/10/2026.
