Xe hàng đến lúc thợ đang làm, tài xế vội, người nhận ký "đã nhận đủ" cho nhanh. Hai ngày sau mới thấy thiếu một hộp gạch, hai viên vỡ, và hộp mới khác lô màu. Lúc đó chữ ký "đủ" đã nằm trên phiếu. Bài này dùng ba cột: đơn đặt, phiếu giao, số đếm thật. Chỗ nào lệch thì ghi biên bản có ảnh trước khi ký. AI giúp đặt ba cột cạnh nhau và soạn biên bản; người nhận đếm, người nhận và người giao ký.
Ai làm gì
| Vai | Việc |
|---|---|
| Thủ kho hoặc người nhận tại công trường | Đếm, xem tình trạng, chụp ảnh nhãn lô và hàng lỗi, ký nhận có ghi chú |
| Tài xế, người giao của nhà cung cấp | Cùng đếm, ký biên bản sai lệch |
| Người mua hàng | Gửi biên bản cho nhà cung cấp, theo việc bù, đổi |
| Chỉ huy công trường | Quyết có dùng hàng khác lô hay chờ đổi |
| Kế toán | Chỉ thanh toán theo số thực nhận đã xác nhận |
Bước 1: chuẩn bị trước khi xe đến
- In hoặc mở sẵn đơn đặt trên điện thoại: mã, quy cách, số lượng, đơn vị.
- Biết sẵn lô đã yêu cầu (với gạch, sơn, gỗ): khác lô có thể khác màu.
- Đếm theo đơn vị mua (hộp, bao), mở kiểm một số hộp nếu nghi vỡ. Chụp nhãn lô và hàng lỗi, đặt mã ảnh.
Bước 2: nhờ AI đặt ba cột cạnh nhau và soạn biên bản
Dữ liệu GIẢ LẬP. Nhận hàng tại công trường ngày 02/10/2026. Đơn đặt PO-07 gửi nhà cung cấp X: G6060-XM gạch 60x60 xám, 5 hộp, yêu cầu cùng lô; G3060-TR gạch ốp 30x60 trắng, 9 hộp, yêu cầu cùng lô; KD-25 keo dán gạch, 10 bao. Phiếu giao PG-221 của X: G6060-XM 5 hộp lô A12; G3060-TR 9 hộp lô B07; KD-25 10 bao. Số đếm của thủ kho: G6060-XM 5 hộp, mở kiểm thấy 1 hộp vỡ 2 viên (ảnh IMG-201); G3060-TR đếm được 8 hộp, 6 hộp nhãn lô B07, 2 hộp nhãn lô B09 (ảnh IMG-202, IMG-203); KD-25 10 bao, 1 bao rách vỏ (ảnh IMG-204). Hãy: 1. Lập bảng đối chiếu: mã, đơn đặt, phiếu giao, đếm thực tế, tình trạng, chênh lệch, ảnh. 2. Soạn biên bản sai lệch: từng điểm lệch, bằng chứng, đề nghị xử lý (bù, đổi, ghi nhận), người cần ký. 3. Đề xuất câu ghi chú khi ký nhận trên phiếu giao. 4. Lập dòng theo dõi để đóng việc. Không đoán nguyên nhân, không kết luận lỗi của bên nào. Không tự đếm từ ảnh.
Bước 3: so với đáp án biên tập
Đáp án do Tổ Thạo Việc lập, chưa phải kết quả chạy công cụ.
| Mã | Đơn đặt | Phiếu giao | Đếm thật | Sai lệch | Ảnh |
|---|---|---|---|---|---|
| G6060-XM | 5 hộp, cùng lô | 5 hộp lô A12 | 5 hộp | 1 hộp vỡ 2 viên | IMG-201 |
| G3060-TR | 9 hộp, cùng lô | 9 hộp lô B07 | 8 hộp: 6 lô B07, 2 lô B09 | Thiếu 1 hộp so với phiếu giao; 2 hộp khác lô với phiếu giao | IMG-202, IMG-203 |
| KD-25 | 10 bao | 10 bao | 10 bao | 1 bao rách vỏ | IMG-204 |
Ghi chú khi ký nhận (ví dụ): "Nhận theo số đếm thực tế: G6060-XM 5 hộp (1 hộp vỡ 2 viên), G3060-TR 8 hộp (6 lô B07, 2 lô B09, thiếu 1 hộp so với phiếu), KD-25 10 bao (1 bao rách vỏ). Chi tiết theo biên bản sai lệch ngày 02/10/2026." Không ký "đã nhận đủ".
Đề nghị xử lý để người mua hàng gửi X: bù 1 hộp G3060-TR cùng lô B07 hoặc đổi cả 8 hộp về một lô; đổi 2 viên vỡ; xử lý bao keo rách theo điều kiện của X. Chỉ huy quyết có dùng 2 hộp lô B09 ở vị trí khuất hay chờ đổi.
Lỗi hay gặp khi AI làm việc này, cần dò:
- Ghi "thiếu 1 hộp do nhà cung cấp giao thiếu". Chỉ biết đếm được 8 trong khi phiếu ghi 9.
- Bỏ qua chuyện khác lô vì "số lượng gạch sàn đủ".
- Tự ghi "1 bao keo hỏng, không dùng được". Mới thấy rách vỏ; dùng được hay không do người phụ trách xem.
Bước 4: gửi, theo dõi, đóng việc
- Người giao ký biên bản. Nếu không ký, ghi "người giao không ký", giờ, và gửi ảnh biên bản cho nhà cung cấp ngay.
- Người mua hàng gửi biên bản và ảnh cho X, ghi ngày gửi và hạn trả lời vào dòng theo dõi.
- Kế toán đối chiếu hóa đơn với số thực nhận đã xác nhận, không với phiếu giao.
- Đóng dòng khi hàng bù hoặc đổi đã về và được đếm lại.
- Ghi việc nhận hàng vào nhật ký cuối ngày. Biên bản và phiếu giao là chứng từ cho hồ sơ thanh toán.
Tự kiểm
- Mỗi mã có ba con số (đặt, phiếu, đếm) và tình trạng?
- Khác lô được ghi, không chỉ thiếu hay vỡ?
- Phiếu giao được ký kèm ghi chú, không ký "đủ"?
- Dòng theo dõi có hạn và chỉ đóng khi đếm lại hàng bù?
Nguồn & lưu ý
- Đơn đặt, phiếu giao, số đếm và đáp án là ví dụ biên tập; chưa chạy câu lệnh trên công cụ.
- Trách nhiệm hàng lỗi, thời hạn khiếu nại và cách đổi trả theo hợp đồng hoặc điều kiện bán của từng nhà cung cấp.
